Proposition de changement d’horaire par le Manager

Le Manager peut généralement effectuer des modifications dans le planning et les publier.

Les collaborateurs concernés par ces changements reçoivent une notification et voient les horaires mis à jour instantanément dans leur propre calendrier de l’application Beam.

Dans certains cas, le Manager peut initier une demande de changement d’horaire, en proposant une modification sur un horaire déjà attribué à l’un de ses collaborateurs.

Ce type de changement peut répondre à un besoin opérationnel, à une réorganisation de l’équipe, ou simplement à une demande anticipée de couverture.

Le flux de proposition de changement permet, dans ces situations, de garder une trace claire de la demande et de savoir si elle a été acceptée ou non par le collaborateur.

Types de changements que le Manager peut proposer

    •    Changement simple : modification d’un paramètre de l’horaire attribué (heure d’entrée, de sortie ou pause).

    •    Changement de jour : déplacement de l’horaire vers un autre jour.

    •    Combinaison : changement de jour + ajustement des paramètres.

    •    Échange d’horaires : proposition d’un échange entre deux horaires du collaborateur. Cela est utile, par exemple, lorsqu’il s’agit de modifier un jour de repos.

⚠️ Ces modifications ne peuvent être demandées que sur des horaires déjà publiés.

⚠️ Il est possible de faire une demande de changement pour un horaire (de travail ou d’absence) à condition que celui-ci soit dans le futur — y compris pour la journée en cours — sauf s’il y a déjà eu un badgeage sur cet horaire.

Comment se fait la proposition de changement ?

    1.    Le Manager accède au calendrier de l’équipe depuis la vue hebdomadaire.

    2.    Il sélectionne l’horaire qu’il souhaite modifier et entre en mode édition.

    3.    L’horaire comporte désormais trois onglets. Le troisième liste les demandes associées à cet horaire. En bas de cette section, il faut cliquer sur « Proposer un changement d’horaire ».

    4.    Il définit les nouveaux paramètres de l’horaire ou le nouveau jour, selon le type de changement souhaité :

4.1 Si le changement concerne uniquement un paramètre de l’horaire

(ex. : heure de début, heure de fin ou durée de la pause), il suffit d’ajuster ces champs.

4.2 Si le changement implique un changement de jour :

    •    Si le jour de destination n’a aucun horaire attribué, il s’agira d’un changement simple.

    •    Si un horaire est déjà planifié (publié ou non) pour ce jour, une alerte informe le Manager et lui demande de choisir entre :

    •    un changement simple

    •    un échange d’horaires

Une fois le type de changement sélectionné, un aperçu s’affiche pour visualiser le résultat attendu si le collaborateur accepte la proposition.

    5.    Le Manager peut, s’il le souhaite, ajouter un commentaire explicatif à destination du collaborateur (dans le champ « Note » tout en bas).

    6.    Il valide la proposition en cliquant sur « Valider et envoyer la demande ».

Note : Le Manager peut également faire cette proposition de changement depuis l’application mobile Beam, en accédant à l’horaire du collaborateur depuis la vue hebdomadaire du Panel Manager (accessible via le menu latéral gauche de l’application).

Que se passe-t-il ensuite ?

    •    Le collaborateur reçoit une notification avec la proposition de changement dans son application mobile Beam.

    •    Depuis ses notifications, ou depuis la vue des demandes en attente, il peut accepter ou refuser la proposition.

    •    S’il accepte, le changement est appliqué automatiquement.

    •    S’il refuse, l’horaire d’origine est conservé tel quel, sans modification.

❌ Annuler une proposition

Tant que la proposition est en attente de réponse, le Manager peut l’annuler depuis le détail de l’horaire, ou depuis l’onglet « Gestion des demandes ».

Suivi des propositions

Le Manager comme le collaborateur peuvent suivre l’état des propositions depuis l’onglet « Demandes », avec une visibilité sur les statuts suivants :

• En attente
• Acceptées
• Refusées
• Annulées
• Expirées