Demander un changement sur son propre horaire (Collaborateur)

Demande de modification d’un horaire de travail

Un collaborateur peut soumettre à son Manager une demande de modification concernant l’un de ses propres horaires.

⚠️ Ces modifications ne peuvent être demandées que sur des horaires déjà publiés.

⚠️ Il est possible de faire une demande de changement pour un horaire (de travail ou d’absence) à condition que celui-ci soit dans le futur — y compris pour la journée en cours — sauf s’il y a déjà eu un badgeage sur cet horaire.

Types de modifications possibles :

    •    Modification simple : ajustement d’un paramètre du même horaire, comme l’heure d’entrée, de sortie, ou la pause.

    •    Changement de jour : déplacement d’un horaire vers un autre jour.

    •    Combinaison des deux : changement de jour + ajustement des paramètres horaires.

    •    Permutation d’horaires : échange entre deux horaires de travail ou entre un horaire de travail et une absence (par exemple, pour demander pa changer son jour de repos).

? Étapes de la demande

    1.    Le collaborateur commence par sélectionner le jour de l’horaire à modifier, à partir d’une vue mensuelle du calendrier affichant tous ses horaires publiés.

    2.    Une fois le jour sélectionné, les horaires planifiés et publiés pour ce jour apparaissent.

    3.    Le collaborateur sélectionne l’horaire à modifier, puis clique sur « Valider votre demande ».

Paramètres par défaut

Par défaut, les paramètres restent inchangés (même jour, même heure de début, de fin, de pause, etc.).

? Remarque : toute modification apportée à un paramètre sera visible directement dans le résumé de la demande.

Exemple : si l’heure de fon est modifiée de 15h00 à 14h45, cette information s’affichera immédiatement:

Exemple : Changement de jour

Lorsqu’un changement de jour est demandé, et que le jour de destination contient déjà un horaire publié, le collaborateur devra choisir l’action à effectuer :

    •    Modification simple : l’horaire d’origine est déplacé vers le jour choisi, sans modifier l’horaire existant. Cela peut générer un conflit à résoudre.

    •    Échange d’horaire : les horaires des deux jours sont permutés.

Une fois l’action sélectionnée, un aperçu de la demande sera affiché avec les détails de l’échange prévu:

✅ Finaliser la demande

Vous pouvez ajouter une note expliquant le motif du changement solicité. Celle-ce sera jointe à la demande envoyée au Manager.

Lorsque tout est confirmé, il suffit de cliquer sur le bouton vert « Valider et envoyer votre demande » en bas de page pour l’envoyer.

⚠️ Cas particuliers à surveiller

    •    Si une ou plusieurs demandes sont déjà en attente de validation pour le même horaire, un message d’avertissement s’affichera.

    •    En créant une nouvelle demande, il sera probablement nécessaire de supprimer manuellement les demandes précédentes.

❌ Annuler une demande

Pour annuler une demande, ouvrez son détail, cliquez sur le menu à trois points en haut à droite, puis sélectionnez « Annuler la demande ».

? Où retrouver les demandes ?

• Toute demande envoyée sera listée dans l’onglet « Gestion des demandes », dans la section des demandes en attente.
• Il est également possible d’accéder à une demande (en attente ou traitée) depuis la vue détaillée d’un horaire, dans l’onglet « Demandes ».

Enfin, tous les collaborateurs verront le nombre de demandes en attentes sur le dashboard de "Activités à compléter" situé sur la home de son application mobile de Beam:

A noter que ce nombre de demande en attente inclus:

• les demandes de changement d'horaire, d'absence ou de congé envoyées au Manager
• les demande de permutation envoyées à un collaborateur
• les écarts de badgeages en attente de résolution par le Manager

Que se passe-t-il ensuite ?

• Le Manager reçoit une notification avec la proposition de changement.
• Depuis sa vue hebdomadaire ou depuis son panneau de notifications (sur l’application web ou mobile), il peut accepter ou refuser la proposition.
• S’il l’accepte, le changement est appliqué automatiquement, sans qu’il soit nécessaire de republier le planning.
• S’il la refuse, le shift original est conservé tel quel, sans modification.