Désactivation et Archivage des Collaborateurs dans Beam
Il existe plusieurs options pour désactiver des utilisateurs dans la plateforme Beam.
Cela peut être effectué depuis tout profil actif (c’est-à-dire non archivé).
? Avantages de l’archivage d’un collaborateur
L’archivage d’un profil permet de faciliter le processus de départ et d’effectuer plusieurs actions en une seule fois :
✔️ Désactivation de l’accès du collaborateur à la plateforme (Web et mobile).
✔️ Suppression des éléments futurs du calendrier :
• Shifts de travail
• Absences et congés
• Évitez ainsi de supprimer ces éléments un par un.
✔️ Annulation des demandes en attente du collaborateur, y compris celles concernant des périodes passées (modifications de shifts, absences, congés, etc.).
✔️ Suppression des modèles de shifts hebdomadaires attribués au collaborateur (vue annuelle).
✔️ Suppression des centres de travail affectés au collaborateur, ce qui :
• Épure les listes des collaborateurs actifs dans les vues de congés, de calendrier annuel, etc..
✔️ Retrait du collaborateur des listes d’audience pour les tâches afin de simplifier leur gestion.
✔️ Suppression du collaborateur de l’organigramme s’il détenait un rôle de Manager, Éditeur ou Lecture seule.
? Quand a lieu le processus d’archivage ?
L’archivage d’un profil se réalise durant la nuit précédant la date sélectionnée.
? Cela signifie que le profil sera visible comme “archivé” au plus tôt le lendemain de la planification de l’archivage.
? Accès aux profils archivés
Tous les profils archivés sont regroupés dans la vue :
➡️ “Voir les profils des collaborateurs archivés”
Depuis cette liste, il est toujours possible de :
✔️ Consulter certaines données comme le solde de congés, les compteurs d’heures, ou le calendrier annuel.
✔️ Réactiver le profil si le collaborateur revient travailler dans l’entreprise.
? Archivage automatique lors de la fin de contrat
Chaque fois qu’un contrat est clôturé, c’est-à-dire lorsqu’une date de fin est renseignée et qu’aucun nouveau contrat ne le suit, Beam propose d’archiver automatiquement le profil.
? Dans ce cas, la date d’archivage suggérée est le jour suivant la fin du contrat.
? L’archivage peut être programmé ou annulé à tout moment avant son exécution.
? Conséquences de l’archivage sur l’affichage des calendriers
Une fois archivé, un collaborateur ne disparaît pas complètement du calendrier mais :
1️⃣ Il est déplacé dans l’onglet “Ex-collaborateurs de ce calendrier”, accessible via le sélecteur de collaborateurs du calendrier.
2️⃣ Si l’on supprime un collaborateur de cette liste, il ne s’affichera plus dans la vue du calendrier des shifts.
3️⃣ Pour le rendre à nouveau visible, un Super-administrateur devra le réaffecter à un centre de travail correspondant au calendrier.
? Impact sur les autres vues de la plateforme :
• Lorsqu’un centre de travail est retiré du profil d’un collaborateur, il disparaît des sélections possibles dans les vues suivantes :
• Calendrier annuel des collaborateurs
• Listes des collaborateurs dans les compteurs de congés
• Vue du calendrier des congés
? Conservation des données après archivage
? L’archivage d’un profil ne supprime jamais les données passées, y compris :
✔️ Les heures travaillées
✔️ Les fichages
✔️ Les absences et congés passés
✔️ Les éléments variables de la paie (heures complémentaires, heures fériées, etc.)
? Ces informations restent accessibles pour :
• Analyse des données de productivité
• Consultation des historiques
• Respect des obligations légales
? Obligations légales de conservation des données
✅ Les données des heures travaillées doivent être conservées pendant 4 ans.
✅ Les données de badgeage doivent être conservées pendant 3 ans.
Cela garantit la conformité avec les réglementations en vigueur et assure un accès aux données en cas de demande légale ou administrative.