Soporte de Beam

Comment ajouter des profils collaborateurs

C’est très simple ! Depuis l’onglet Collaborateurs du panneau latéral gauche, vous pouvez voir la liste des profils existants.

En tant que Store Manager, vous avez accès à la liste des collaborateurs assignés aux établissements que vous gérez.

Pour ajouter un collaborateur, cliquez sur le bouton “Créer” situé en haut à droite.

1. Création du profil 

La première fenêtre vous demande les informations de base de l’employé :

    •    Nom

    •    Prénom

    •    Numéro de téléphone

L’identifiant "nom utilisateur" est généré automatiquement sous la forme nom.prenom, mais il peut être modifié si nécessaire (bien que nous recommandons de ne pas le modifier).

✅ Les accents sont acceptés dans le nom et le prénom et apparaîtront dans l’identifiant utilisateur. Il est essentiel de bien noter cet identifiant, car c’est celui que l’employé devra utiliser pour se connecter à son compte Beam via l’application mobile.

Pour un Manager, cet identifiant est également utilisé pour se connecter à l’application web de Beam (app.beamhr.com).

Vous pouvez envoyer les informations d’accès par SMS immédiatement ou choisir de le faire plus tard.

? Si vous ne disposez pas du numéro de téléphone au moment de la création, vous pouvez entrer 600000000, puis le modifier ultérieurement.

2. Définition des accès et informations de l’utilisateur

Une fois l’employé créé, la page “Informations de l’utilisateur” s’ouvre. Vous devez compléter les données suivantes:

Données requises :

    •    Catégorie et rôle du collaborateur → Pour un employé de magasin, toujours attribuer le rôle “Collaborateur”.

    •    Contrat → Sélectionnez un type de contrat dans la liste des contrats de travail et renseignez la date de début. Si c’est un contrat temporaire, ajoutez également la date de fin.

    •    Si un type de contrat est manquant, demandez à votre administrateur RH ou à Beam de l’ajouter.

    •    Affectation à un établissement (ou centre de travail) → Le collaborateur doit être rattaché à un établissement spécifique s'il travaille dans l'un de vos établissements.

Un Collaborateur peut être rattaché à plusieurs établissements.

Pour le personnel du siège ou transversal, il ne faut pas le rattacher à un ou plusieurs établissements spécifiques, vous allez lui assigner un périmètre de gestion et de droit d'accès aux informations depuis la vue de la Structure et Organisation.

⚠️ Définition de la date de début du contrat lors de l’onboarding d’une nouvelle boutique sur Beam :

Si l’employé était déjà en poste avant l’intégration de votre magasin sur Beam, la date de début de son contrat peut être :

    1.    Le premier jour de l’année fiscale en cours ou sa date réelle de début. Cette option permet d’avoir un calcul exact des jours de congés acquis. Si vous choisissez cette option, vous devez entrer les horaires réalisés depuis le début de l’année fiscale.

    2.    La date à partir de laquelle vous commencez à utiliser Beam pour la gestion des plannings. Dans ce cas, le calcul des heures et des congés sera proportionnel au contrat de travail et aux droits acquis.

? Correction des compteurs de congés : Si besoin, contactez le support Beam à [email protected].

Données optionnelles :

    •    Identifiant personnel (NIF ou NIE)

    •    Date de naissance

    •    Photo de profil → Chaque employé peut télécharger sa photo depuis l’application mobile Beam, ou bien un Manager/Admin RH peut l’ajouter manuellement.

✅ Cliquez sur le bouton “Enregistrer” pour sauvegarder toutes les informations.

3. Configuration des accès et gestion des droits

Depuis l’onglet Accès, vous pouvez :

    •    Renvoyer les identifiants d’accès par SMS (utile si l’envoi n’a pas été fait lors de la création du compte).

    •    Générer un code PIN pour l’enregistrement des horaires sur une tablette en magasin/établissement.

    •    Cliquez sur “Générer un PIN aléatoire”, puis “Enregistrer le PIN”.

    •    Vous pouvez aussi définir un PIN manuellement (minimum 4 chiffres), puis l’enregistrer.

    •    Archiver un collaborateur → Vous pouvez activer le programme d'archivage du profil collaborateur afin de l'archiver correctement (effacer les horaires futurs planifiés, effacer les demandes en attente, les jours de congés planifier, l'enlever des listes de diffusion des missions, etc).

⚠️ Cette action ne supprime pas les données de l’employé, y compris ses heures travaillées, car en tant qu'employeur vous êtes tenu de garder un historique de ces données pendant 4 ans. Beam le fait pour vous.