Les contrats dans Beam et leur gestion
Les contrats dans Beam ont trois statuts :
✅ Actif : Contrat en cours, non clôturé. Il peut avoir une date de fin, mais rester ouvert tant qu’il n’est pas clôturé.
✅ Soldé : Contrat clôturé et soldé. Les droits aux congés restants sont payés séparément et ne sont pas reportés sur un éventuel contrat suivant.
✅ Prolongé : Contrat clôturé avec une extension immédiate. Un nouveau contrat débute le jour suivant la fin du contrat précédent.
? Les blocs d’information dans les contrats
1️⃣ Type de contrat, date de début et date de fin
2️⃣ Statut du contrat (Actif, Soldé, Prolongé)
3️⃣ Congés du période contractuelle
4️⃣ Informations de clôture
? Congés du période contractuelle
? Jours cumulés
Le collaborateur accumule contractuellement des jours de congés dans la période en cours, visible sous l’intitulé “Cumul”.
? Période en cours :
• Si le contrat a commencé avant le 1er jour de l'exercice social, l’année en cours est considérée comme la période active.
• Si le contrat a commencé après le 1er jour de l'exercice social, la période active commence à cette date.
Le total des jours cumulés comprend :
• Les jours générés dans la période actuelle (année en cours ou contrat en cours).
• Les jours reportés de la période précédente (année précédente ou contrat précédent).
? Jours consommés
Ce sont les jours déjà pris par le collaborateur dans l’année ou la période en cours.
? Informations de clôture
Ces informations concernent les jours de congés restants lorsque le contrat se termine :
• Si le contrat est “Actif” → Le collaborateur peut encore les utiliser durant la période actuelle.
• Si le contrat est “Prolongé” → Les jours non pris sont reportés sur le contrat suivant.
• Si le contrat est “Soldé” → Les jours non pris sont soldés et ne sont pas reportés.
? Clôturer et ajouter un contrat
? Ajouter un nouveau contrat
Un nouveau contrat peut être ajouté de deux manières :
1️⃣ Si le contrat actuel est soldé → Cliquer sur “Ajouter un contrat” (icône de cadenas fermé).
2️⃣ Si le contrat actuel doit être prolongé → Cliquer sur l’icône verte de cadenas ouvert (si une date de fin existe déjà).
Une fenêtre de confirmation s’affiche alors, demandant "Savez-vous comment clôturer ce contrat?".
Si la réponse est Oui, un récapitulatif du solde de congés s’affiche, détaillant :
• Les jours contractuels
• Les jours déjà consommés
Deux choix possibles :
✔️ Solder le contrat → Les jours non pris sont soldés.
✔️ Prolonger le contrat → Bouton vert “Le collaborateur continue avec un autre contrat”.
? Modifier la date de fin du contrat
Si la date de fin n’est pas encore définie ou doit être modifiée, il faut la renseigner manuellement dans le champ correspondant.
Une fenêtre demandera si le contrat doit être clôturé immédiatement ou plus tard.
? Modifier la clôture d’un contrat précédent
Si un contrat précédent doit être modifié avant d’ajouter un nouveau contrat, il faut d’abord :
1️⃣ Supprimer le contrat actuel en cliquant sur la croix verte à droite du contrat.
2️⃣ Modifier les informations du contrat précédent.
3️⃣ Réattribuer le contrat supprimé après modification.
? Important : Ne pas oublier de cliquer sur “Enregistrer” en bas de la page pour valider les changements.
? Options complémentaires des contrats
? Établissement de référence
• Sous chaque période contractuelle, on peut définir l’établissement principal où travaille le collaborateur.
• Ceci permet d’éviter les conflits dans le calcul des jours et heures travaillés par semaine, surtout si le collaborateur travaille dans plusieurs établissements.
• Cela prend aussi en compte le calendrier des jours fériés spécifique à chaque établissement.
? Solde initial
Ce champ permet de renseigner un solde initial de congés afin d’ajuster le calcul automatique du système basé sur les dates du contrat.
? Cas où un solde initial est nécessaire :
• Lors du démarrage de l’entreprise sur Beam, certains collaborateurs peuvent déjà avoir un solde de congés positif ou négatif issu de la période précédente.
• Exemples :
• Si l’entreprise démarre sur Beam le 01/01/N : Certains collaborateurs ont peut-être un solde de congés à reporter du 31/12/N-1.
• Si l’entreprise démarre le 01/09/N avec un cycle annuel janvier-décembre, Beam calcule 4 mois de contrat (soit 10 jours de congés) pour la période septembre à décembre.
• Il est alors possible de saisir le solde réel au 31/08/N pour garantir une comptabilisation correcte des congés.
? Automatisation possible :
Votre entreprise peut fournir un fichier Excel avec les soldes initiaux à l’équipe de gestion de compte Beam, afin de les intégrer automatiquement dans chaque profil collaborateur.