Cómo añadir empleados:

Es muy fácil: desde la pestaña Empleados del panel lateral izquierdo, ves la lista de los empleados creados.

Como Store Manager, ves la lista de empleados que tienen asignados la tienda o las tiendas que gestionas.

Para añadir un empleado, clica en el boton "Crear" situado en la esquina superior derecha.

La primera ventana de creación te pido los datos básicos del empleado : nombre, apellido y número de teléfono. Su id de usuario se crea automáticamente de esta forma : nombre.apellido pero se puede modificar en el momento de la creación si fuera necesario, aunque recomendamos no modificarlo.

Se aceptan acentos en el nombre o el apellido, y aparecerán en el id de usuario. Es importante apuntar correctamente el id de usuario de Beam, sobre todo si lo creamos con acentos. Éste id es que el empleado necesitará para poder conectarse a su cuenta de Beam en la aplicación para móviles. En el caso de un Manager, el mismo id de usuario le sirve para conectarse a la aplicación web de Beam (app.beamhr.com).

Puedes enviarle por SMS sus datos de acceso en este momento, o bien lo podrás hacer en cualquier momento más tarde. También si no tienes a mano el número de móvil de empleado en el momento de crear su cuenta en Beam, puedes poner como número el 600000000, y lo podrás modificar más adelante.

El identificador de usuario se usa para el empleado para acceder a la app para móviles de Beam, y desde la misma app se crea su propia contraseña para proteger su cuenta.

En el caso de un Store Manager o un Area Manager o una persona del RRHH, que tienen acceso a la aplicación Beam a través de un navegador web, se le pedirá este mismo identificador de usuario y su contraseña creada desde la app.

Se abre la pestaña "Información del usuario" donde se tendrá completar los datos:

1) Datos requeridos:

• Categoría del Empleado y Rol : para un empleado de tienda, siempre asignar el rol "Empleado"
• Contrato: se tiene que asignar un contrato de trabajo a partir de la lista de tipos de contratos de trabajo, asi como la fecha de inicio, y de forma opcional la fecha de fin de contrato si se trata un contrato temporal. Si faltará un tipo de contrato de los existentes, pedirlo al super administrador, RRHH o a Beam para que lo cree a partir de las configuraciones generales de la cuenta de la empresa en Beam.
• Muy importante : Asignar la tienda (o centro de trabajo) donde este empleado trabajará.
• En el caso de un Area Manager, se pueden asignar todas las tiendas bajo su supervisión. Esto definirá el perímetro de la información y los datos visibles para este usuario.

OJO : en el caso de una creación inicial de la cuenta o tienda en Beam, la fecha de inicio de contrato se puede fijar de 2 formas para los empleados que ya estaban contratados y trabajando desde antes del primer día del año fiscal corriente:

• Fijándola como mínimo el primer día del año fiscal corriente, o a su fecha real (anterior al primer día del ejercicio fiscal corriente) = para tener los cálculos correctos de días devengados de vacaciones. Entonces para el cálculo correcto de la bolsa de horas, se tendrán que introducir los horarios realizados desde el primer día del ejercicio en curso. En este caso se tienen que definir las vacaciones de los empleados para todo el ejercicio en curso.
• O bien, fijar como fecha de inicio de contrato la misma fecha que empezamos a definir los horarios en la plataforma Beam. De esta forma, la bolsa de horas se calculará de forma correcta, proporcional a cada contrato de trabajo, y cada empleado tendrá la parte proporcional de derechos de días de vacaciones. En el caso de querer corregir los contadores de derechos de vacaciones, se tiene que solicitar al equipo de soporte de Beam enviando un email a: [email protected]

2) Datos opcionales:

• Identificador personal (NIF o NIE)
• Fecha de nacimiento
• Subir una foto de perfil del empleado. Cada usuario puede subir su foto de perfil desde la aplicación móvil de Beam, o alternativamente el Manager o el Admin / RRHH puede subirla desde aqui.

Clicar en botón de GUARDAR abajo para guardar todos los datos.

Desde la pestaña Acceso, esto es lo que se puede hacer :

• Reenviar por SMS los datos de acceso, sobre todo en el caso de no haberlos enviado en el primer paso de creación de la ficha del empleado
• Generar un PIN de acceso para el fichaje desde una tablet compartida en tienda (centro de trabajo): para cambiarlo, clica primero en "Generar Pin Aleatorio" y luego en "Guardar Pin"
• También se puede configurar un PIN manualmente, con número mínimo de 4 digitos. Luego clica en "Guardar "Pin".
• Dar de baja al empleado : ojo que esta operación borra todos los datos del empleado, incluido las horas trabajadas, por lo que recomendamos no borrar perfiles de empleado. En caso de querer quitar un perfil de empleado sin borrar sus datos históricos, solicitarlo directamente al equipo de soporte de Beam.