Options de Planning : Masques Hebdo et Planification Annuelle

Avec ce système, nous pouvons voir comment utiliser les Masques Hebdo pour planifier des séries de semaines entières et ainsi optimiser le temps passé à organiser les horaires.

D’abord, il faut définir les Masques Hebdo, puis les enchaîner en Séquences, et enfin aller au Planning Annuel pour assigner soit les Masques Hebdo, soit directement les Séquences.

Définir les Masques Hebdo

Vous pouvez créer un nouveau Masque Hebdo en cliquant sur le bouton « Ajouter Masques Hebdo ».

Il est également possible de modifier un Masque Hebdo existant en cliquant sur l’icône des trois points ⇒ « Éditer » pour changer le nom et la couleur.
La couleur et le nom attribués au Masque Hebdo seront utilisés lors de la création des horaires basés sur ce masque.

Pour définir les horaires qui composent un Masque Hebdo, cliquez sur chaque ligne de jour pour définir :

• l’heure de début,

• l’heure de fin,

• la pause programmée, et si elle est comptabilisée ou non.

Vous pouvez appliquer le même horaire à plusieurs jours de la semaine, ou définir des horaires différents.
En enregistrant, le système calcule le total d’heures comptabilisées par jour et le total hebdomadaire.

Vous pouvez créer autant de Masques Hebdo que nécessaire pour votre planification mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

Depuis cette vue, vous pouvez accéder au Planning Annuel,
qui est aussi accessible depuis la vue du Planning Hebdo.

Utiliser la vue de Planification Annuelle

Dans cette vue, vous pouvez assigner à chaque collaborateur les Masques Hebdo correspondants, parmi tous ceux créés, ainsi que les Séquences de Masques Hebdo.

Vous disposez également de l’option de copier-coller un intervalle de X semaines vers un autre intervalle de X semaines.

Pour cela, sélectionnez d’abord les colonnes / semaines à copier (elles apparaissent en gris),
puis sélectionnez une semaine de destination pour indiquer la première semaine de l’intervalle où coller les masques (les semaines de destination apparaissent en vert).

Note : Appliquer les Masques Hebdo ici n’a pas pour effet de créer les horaires, cela assigne uniquement les masques aux collaborateurs pour les semaines définies.

Pour générer les horaires correspondants à chaque Masque Hebdo, il faut cliquer sur le bouton « Appliquer le masque annuel créé ».

Générer les horaires à partir des Masques Hebdo

Une fenêtre de sélection des semaines s’ouvre pour définir l’intervalle sur lequel créer les horaires.

Le système applique les règles suivantes :

1. Si des masques ont déjà été appliqués auparavant, les horaires existants sont supprimés et remplacés par les nouveaux.

2. Les jours de congés et autres absences (ex. maladie) sont respectés.

3. Aucun horaire n’est créé les jours où un collaborateur a déjà un horaire défini manuellement (hors Masque Hebdo).

4. Aucun horaire n’est créé pour la semaine en cours afin d’éviter tout conflit avec des horaires déjà commencés ou fichés.

En cliquant sur le bouton rouge « Appliquer le masque annuel créé », le système lance la génération des horaires.
Une barre de progression s’affiche pour indiquer l’avancement.
Le temps d’attente dépend du nombre de collaborateurs et d’horaires à générer, ainsi que de l’intervalle sélectionné.

Il faut attendre le message de confirmation (affiché en haut à droite) pour être sûr que le processus est terminé et que tous les horaires ont bien été créés.

En revenant sur la vue du Planning, vous verrez les horaires générés et assignés aux collaborateurs.

Des modifications manuelles peuvent être effectuées avant publication, et dans tous les cas il est nécessaire de publier le Planning.

Remarque importante

Si vous modifiez ultérieurement les Masques Hebdo et souhaitez les réappliquer, le système respectera les changements réalisés manuellement (par exemple un échange de service approuvé par un manager).

Si vous souhaitez écraser également les horaires créés manuellement, il faudra supprimer les horaires un par un, ou bien supprimer toute la semaine concernée avec l’option Supprimer Semaine.

Autres remarques:

il n'est pas possible aujourd'hui de définir des horaires du maques hebdo avec plusieurs horaires sur la même journée, ou de définir des horaires d'absences (par exemple comme "jour de repos" ou bien une "demi-journée de repos").
Cette fonctionnalité est prévue comme évolution de la solution mais n'est pas encore disponbible.

Si vous avez besoin d'assigner des horaires coupés sur une même journée - par exemple Matin 10:00-12:30 et Après midi 14:00-18:00, alors vous devez définir votre horaire dans le masque hebdo de la forme suivante:

- heure de début: 10:00

- heure de fin : 18:00

- une pause qui démarre à 12:30 et qui dure 1:30

- cocher la case "Pause ne compte pas comme temps de travail"