Con este sistema podemos ver cómo usar los Patrones Semanales para planificar rangos de semanas enteras y así ganar tiempo en la planificación de los turnos.
Primero tenemos que definir los Patrones Semanales, luego podemos enlazarlos en Secuencias, y podemos ir al Calendario anual de Planificación para signar los Patrones Semanales o bien las secuencias directamente.
Definir los Patrones Semanales
Podemos crear un Patron Semanal nuevo clicando en el boton "Añadir Patrones Semanales":
También podemos modificar un Patron Semanal existente clicando en el icono de los 3 puntos => "Editar" para modificar el nombre y el color. El color y el nombre que le asignamos al Patron Semanal es el que se usará para crear los turnos posteriormente cuando usemos este Patron Semanal.
Para crear los horarios que definen el patron semanal, podemos clicar en cada fila de día para definir el horario de inicio, de final, y de pausa programada y si computa o no computa esta pausa. Podemos crear el mismo horario para varios días de la semana o crear un horario distinto. Al guardarlo, nos calcula el total de horas que computan por día y en total semanal,
Podemos crear tantos Patrones Semanales como queramos usar en nuestra planificación mensual, trimestral o anual.
Desde aqui podemos ir al Calendario de Planificación Anual,
que también es accesible desde la vista de Calendario Semanal :
Usar la vista de planificación anual
Desde esta vista podemos asignar para cada empleado los patrones semanales que correspondan, a elegir entre todos los patrones semanales creados, y también las Secuencias de Patrones Semanales creadas :
También se puede usar la opción de copiar y pegar un rango de X semanas a otro rango de X semanas usando las opciones de copiar y pegar.
Al seleccionar la columnas / semanas, se indica directamente dentro de la casillas de seleccion del rango de semanas a copiar primero (las semanas seleccionadas aparecen de color gris), y luego seleccionamos 1 semana para indicar la primera semana del rango de semanas donde queremos pegar los patrones semanales (el rango de semanas donde vamos a pega aparecen en color verde):
NOTA: El aplicar aquí los patrones semanales no crea los turnos, solo asigna los patrones semanales a los empleados para las semanas definidas.
Para crear los turnos correspondientes a cada Patron Semanal, tenemos que clicar en el botón de Aplicar patrón anual creado.
Aquí se abre una ventana de seleccion de semanas para determinar el rango de semanas en los que queremos crear los turnos a partir de los Patrones Semanales:
Como indicado el sistema respecta siguientes reglas para crear los turnos:
- En caso de haber aplicado patrones anteriormente, los turnos se borrarán y se asignarán los nuevos.
- Se respetan los días de vacaciones y otras ausencias como enfermedad por ejemplo.
- No se asignan turnos los días que el empleado tenga ya asignado un turno creado manualmente (es decir no desde la aplicación de un Patrón Semanal).
- Adicionalmente, el sistema no crea turnos para la semana en curso para no generar problemas con turnos empezados de la semana que pueden tener fichadas.
Al clicar en el botón rojo "Aplicar patrón anual creado", se crean los turnos, y sale una barra de progreso en esta misma venta que nos informa que el sistema esta creando los turnos. El tiempo de espera depende del rango de fechas y del numero de empleados/turnos que se tienen que crear.
Tenemos que espera a tener el mensaje de confirmación que aparecerá en la lado superior derecho para saber que el proceso ha terminado y que todos los turnos han sido creados.
Al volver a la vista de calendario, veremos los turnos creados y asignados a los empleados.
Se pueden hacer modificaciones manuales antes de publicar, y en todo caso es necesario publicar los calendarios.
NOTA : Posteriormente, si queremos modificar los patrones semanales y aplicarlos de nuevo, el sistema respetará los cambios que se han realizado manualmente, o por ejemplo si 2 empleados han solicitado un intercambio de turno que ha sido aprobado por el manager.
En caso de querer machacar también los turnos manuales, hay que borrar los turnos uno por uno o la semana correspondiente complete con la opción de Borrar Semana.