Cómo desactivar y archivar usuarios en Beam

Creado por Clement DUBUISSON, Modificado el Mie, 4 Oct, 2023 a 10:25 A. M. por Clement DUBUISSON

Existen varias opciones para desactivar usuarios en la plataforma Beam.

Se puede hacer desde cualquier perfil activo, es decir no archivado.

Puedes ver todas las etapas en esta demo en vivo (Consejo : puedes clicar en el icono situado en la esquina superior derecha de la imagen siguiente para verlo en pantalla grande) :

Ventajas:

Esta operación permite agilizar el proceso de baja y realizar varias acciones de golpe:

desactivar el acceso del usuario a la plataforma, tanto web como móvil
borrar elementos futuros de los calendarios como turnos de trabajo, ausencias y vacaciones, evitando tener que ir a borrar estos elementos uno a uno en los calendarios
también eliminar solicitudes enviadas por el empleado (incluso las solicitudes para elementos situados en el pasado) y que se quedaron pendientes de aprobación en cuanto a cambios, ausencias, vacaciones, etc
borrar patrones semanales que hayan sido asignados al empleado (vista de planificación anual)
borrar los centros de trabajo donde trabaja el empleado, lo que permite limpiar las listas de empleados basadas en los empleados que trabajan en cada centro de trabajo (listados de vacaciones, listados de calendario anual, etc)
eliminar el perfil de las listas de audiencias usadas en las tareas, facilitando el tener que mantener la listas en cada baja de empleado
quitar el usuario de las estructura organizativa donde tenía algún tipo de rol de Manager, Editor o de Solo Lectura

¿Cuando se realiza el proceso de archivado?

El proceso de archivado se realiza durante la noche anterior a la fecha elegida para el proceso de archivado.

Por lo tanto, como mínimo veremos el perfil archivado a partir del día posterior al momento de realizar el archivado.

Una vez archivados, todos los perfiles de empleados archivados se agrupan en la vista "Ver perfiles de empleados archivados":

FIN DE CONTRATO

Adicionalmente, cada vez que se finalice el contrato de un empleado, es decir cuando se pone una fecha de fin a un contrato y no tiene un contrato indefinido después, Beam propondrá la opción de programar el archivado del perfil. En este caso la fecha propuesta para el archivado será el día siguiente a la fecha de fin de contrato definida.

Desde la lista de perfiles archivados, se podrá seguir accediendo al perfil del empleado para:

ver algunos datos como sus saldos de vacaciones, sus contadores horas o su calendario anual
reactivar el perfil si vuelve a trabajar con nosotros

Estas acciones se pueden programar:

Si la fecha de archivado corresponde a un día en el futuro, este proceso se realizará durante la noche anterior al día programado. Por ejemplo si se selecciona el dia 27/m, la operación de archivado se realizará entre las 00:00 y las 04:00 del día 27/m.

Una vez que un proceso de desactivación esta programado y no está realizado todavía, se puede modificar o cancelar.

NOTA:

Una vez que un perfil está archivado y que ya no tiene establecimientos como centro de trabajo, en el o los calendarios donde este empleado ha tenido turnos, pasará a estar listado en la pestaña "Ex-empleados de este calendario" del selector de Empleados del calendario en vez de la primera pestaña de este selector:

Una vez quitado el empleado de esta lista, ya no se verá en la vista del calendario de los turnos de trabajo.

Si se quisiera volver a ver, para ver los turnos históricos por ejemplo, se tendría que solicitar a un usuario super-administrador que lo añada de nuevo en el centro de trabajo correspondiente a este calendario.

Cuando quitamos un centro de trabajo del perfil de empleado, entonces el empleado desaparece de los listados para poder seleccionar el empleado, por ejemplo en el selector del Calendario Anual del Empleado, en el listado de empleados de las vistas de contadores de vacaciones o calendario de vacaciones.

IMPORTANTE:

El archivado de un perfil de empleado no borra nunca los elementos pasados y realizados de dicho empleado como sus tiempos de trabajo, fichajes, bajas, vacaciones, elementos variables de nómina (como horas complementarias u horas festivas, etc). Siempre se pueden ver y recuperar dichos datos, tanto para verlos, como para tenerlos en cuenta en los datos de productividad comparables por ejemplo.

También porque existe una obligación legal de la empresa de conversar los datos de turnos de trabajo 4 años y los datos de fichajes 3 años.