Comment activer le contrôle de présence et la gestion des incidents de pointage
Cette fonctionnalité inclut deux améliorations majeures :
✅ Un système plus précis de configuration des marges de tolérance
✅ Un nouveau système de détection des incidents de pointage, permettant d’informer le Manager en temps réel afin qu’il puisse prendre les mesures nécessaires immédiatement.
? Table des matières :
1. Nouvelle configuration des marges de tolérance
2. Génération des incidents de pointage
3. Gestion des incidents de pointage
1️⃣ Configuration des marges de tolérance
Il est possible de définir les marges de tolérance :
• Avant et après le début du shift
• Avant et après la fin du shift
• Avant et après le début et la fin des pauses
Deux types de pauses sont différenciés :
• Pause courte
• Pause longue (ex. pause déjeuner)
? Important : Toutes les marges de tolérance doivent être configurées en minutes.
Vous pouvez également choisir de définir le fonctionnement automatique des écarts de badgeage, pour chacune des situations possibles:
Notif = envoyer une notification de l'écart de badgeage au Manager lorsque le collaborateur badge en dehors de la marge de tolérance définie
Ajust = ajuster automatiquement à l'heure planifiée dans l'horaire lorsque le collaborateur badge dans la marge de tolérance définie.
? Fonctionnement du système de tolérance et écarts de badgeage
➡️ Si l’option de “ajustement des badgeage” est activée :
• Tout badgeage effectué dans les marges de tolérance est automatiquement ajusté à l’heure planifiée.
• Tout badgeage en hors des marges de tolérance génère une incidence de pointage.
? À noter :
• Les badgeage réels ne sont jamais modifiés. Ils restent visibles dans les rapports. Ceci est une obligation légale.
• Lorsqu’un badgeage est ajusté, une entrée est créée dans le champ “Badgeage ajusté”, qui est utilisée pour le calcul du temps de travail effectif.
2️⃣ Génération des écarts de pointage
Lorsqu’un employé effectue un badgeage hors des marges de tolérance, une écart de badgeage est automatiquement généré.
? Déroulement :
1️⃣ Le collaborateur est informé qu’il badge en dehors de la marge de tolérance.
2️⃣ Il doit indiquer un motif (obligatoire, sans quoi le badgeage ne sera pas validé).
3️⃣ Il peut ajouter un commentaire (optionnel) pour donner plus de précisions au Manager.
4️⃣ Si le collaborateur sélectionne “Autre” comme motif, le champ commentaire devient obligatoire.
? Notifications aux Managers
Chaque écart de badgeage déclenche une notification automatique au Manager Principal du calendrier concerné.
Cette notification est envoyée sur l’application mobile Beam du Manager et sur l'application pour ordinateur (webapp)
3️⃣ Gestion des écarts de badgeage
Le Manager Principal peut consulter le détail de chaque écart depuis :
• L’application mobile Beam
• L’application web Beam
? Comment gérer un écart ?
✅ Deux options s’offrent au Manager :
• Ajuster l’heure de badgeage à l’heure planifiée du shift.
• Conserver l’heure réelle marquée par le collaborateur.
? Cas particulier : Pause sans heure programmée
Si une pause est prévue avec une durée mais sans heure définie, l’ajustement proposé correspond à la durée de la pause et non à une heure spécifique.
? Pourquoi ajuster les badgeage ?
Le temps de travail effectif est calculé sur les heures badgées, qu’elles soient réelles ou ajustées.
Si aucune heure ajustée n’existe, le système prend en compte l’heure réelle du pointage.
? Où retrouver les écarts de badgeage ?
• ? Sur l’application mobile : via l’onglet Demandes (Calendrier ➝ Gestion des demandes).
• ? Sur l’application web : dans l’onglet “Demandes en attente” du panneau latéral gauche.
? Vue détaillée des incidents
? Depuis l’application mobile du Manager :
• Accès au détail de l'écart.
• Possibilité d’ajuster l’heure ou de valider l’heure réelle.
? Depuis l’application web Beam :
• Accès à l’historique des écarts.
• Ajustements possibles via le rapport de badgeage.
? Personnalisation des motifs d'écarts de badgeage
? Les motifs d'écarts sont définis au niveau de l’entreprise.
• Seuls les Super Administrateurs peuvent les modifier ou en ajouter de nouveaux.
• Pour ajouter un motif spécifique, contactez le service RH ou envoyez un ticket de support via le portail Beam.
? Importance de la gestion des écarts en temps réel / au fil de l'eau:
Il est recommandé de gérer les écarts dès qu’ils se produisent afin de garantir :
• Une précision des temps de travail.
• Une meilleure transparence sur les heures travaillées.
Si un écart est généré et que l’heure planifiée n’est pas disponible, le Manager est invité à ajuster le badgeage depuis le rapport journalier.
? Tous les badgeages peuvent être consultés, modifiés et ajustés via le rapport journalier des horaires, accessible en cliquant sur le nom du collaborateur dans la vue Planning Hebdomadaire.
? Consultation et ajustement des badgeages
Dans la vue détaillée des badgeages, vous pouvez voir :
• ⏳ Les heures réelles pointées par le collaborateur
• ? Les ajustements effectués par le Manager ou automatiquement par le système
• ⚠️ Les motifs d'écart et les commentaires associés
• ? Les totaux de temps travaillé comparés au planning du shift
? Ces informations sont intégrées aux rapports mensuels des heures travaillées et au calendrier annuel du collaborateur.
? Conclusion
Avec ces fonctionnalités, la gestion des badgeages est hyper précise et très encadrée, permettant :
✅ Un suivi plus rigoureux des heures travaillées
✅ Une réduction des erreurs et des oublis
✅ Une meilleure transparence pour les collaborateurs et les managers
? Pour plus d’informations, consultez le portail de support Beam.