Crear y gestionar las solicitudes de empleados

Nos centramos aqui en los cambios solicitados por los empleados desde el Móvil de BEAM, y en este caso, la solicitud de Vacaciones:

VACACIONES

Desde su aplicación móvil, el empleado puede solicitar vacaciones desde la pestaña de Calendario => Mis Vacaciones

Los días seleccionados aparecen en Verde

Después, el empleado clica en el boton situado en la parte inferior para enviar la solicitud.

Una vez enviada, los días seleccionados aparecen en amarillo.

Una vez validados y aprobados por el Manager, aparecen en azul en el calendario.

Para realizar cambios a vacaciones ya aprobadas, es el propio Manager que lo tiene que realizar desde la vista de calendario de la webapp de BEAM.

CAMBIOS : BAJAS, AUSENCIAS y CAMBIOS DE TURNO

El empleado puede solicitar una baja, otro tipo de Ausencia o un Cambio de Turno desde su aplicación móvil: desde la vista de Calendario, ir a Solicitudes de Cambio, pinchar en el boton "Nueva Solicitud"

Desde la ventana, hay que seleccionar el motivo del cambio, en este caso: "Ausencia"

Y a continuación, seleccionar :

• el Manager a quien solicitar (en el caso de que haya más de uno)
• el tipo de ausencia
• el día o el rango de días (en este seleccionando el primer y el último día del rango)
• el comentario escrito acompañando la solicitud

Una vez solicitada, las solicitudes aparecen en la vista de Calendario => Solicitudes de Cambio. En esta vista se presentan por defecto todas las solicitudes pendientes.
Pero clicando en la barra negra de filtros de arriba, se pueden modificar estos filtros para ver las solicitudes con otros estados (aprobadas/denegadas/canceladas), las de algunas categorías específicas, y también poder filtrar entres solicitudes Entrantes (es decir, solicitudes enviadas a mi por parte de otro compañero o del Manager) o solicitudes Salientes (es decir, solicitudes enviadas por mi a otro compañero o al Manager):

El empleado recibirá una notificación del app de Beam en su móvil, informándolo del cambio de estado de cada solicitud, es decir cuando el manager la apruebe o la rechace.

Para solicitar cambios de turnos, existen 2 modalidades:

- Ofrecer Turno = es un cambio simple, es decir un empleado propone a otro compañero un turno que no puede realizar, pero sin realizar otro turno a cambio

- Pedir intercambio de Turno = 1 empleado solicita a otro empleado realizar un INTERCAMBIO de turno donde cada uno realizará el turno del otro. Puede ser el mismo día o buen en días distintos.

- Solicitar un Cambio de Turno = el empleado solicita a su Manager un cambio o un intercambio de sus propios turnos

Vamos a ver el caso de un Intercambio de Turno ("Pedir cambio de Turno"):

1. Si el empleado solicitante tiene varios managers, entonces primero tiene que escoger el Manager a quien solicitará el cambio, sino directamente va al paso 2
2. El empleado 1 selecciona el turno suyo que quiere cambiar
3. El empleado 1 selecciona el día en que quiere encontrar el turno del otro compañero y entonces clicando en "Seleccionar Turno", tendrá la lista de turnos y compañeros que tienen turnos este día para seleccionar el que quiere cambiar por el suyo.
4. El Empleado 1 puede informar del motivo del intercambio
5. El Empleado 1 clica en Enviar solicitud

Entonces pasa lo siguiente:

1. La solicitud del empleado 1 aparece en la pestaña de solicitudes salientes
2. El empleado 2 recibirá una notificación a su móvil
3. El empleado 2 podrá aceptar o rechazar la solicitud, informando del mótivo
4. Si el empleado 2 acepta la solicitud, se envía al Manager que recibe una notificación en su móvil y la puede aprobar o rechazar, tanto desde su aplicación móvil como desde la web app de Beam

Caducidad de las solicitudes:

Las solicitudes expirarán según su tipo:

    •    Intercambio de horario: cuando cualquiera de los dos horarios esté en el pasado.

    •    Oferta de horario: cuando el horario esté en el pasado.

    •    Cambio de horario: cuando el horario esté en el pasado.

    •    Ausencia: cuando las fechas estén en el pasado.

    •    Incidencias de marcaje: cuando tengan más de 6 meses de antigüedad.

Además, si un colaborador realiza un marcaje de entrada para un horario que tiene una solicitud pendiente de tipo Intercambio de turno, Oferta de turno o Cambio de turno, la solicitud expirará en cuanto se registre el primer fichaje de ese turno.