MUY IMPORTANTE: Cada horario semanal se tiene que publicar para enviarlo a los empleados.
Vista Semanal
La vista principal del calendario de Beam es la vista semanal, desde la que tenemos el máximo de opciones para asignar y gestionar turnos.
Primero hay que comprobar que tenemos todos los empleados visibles en este calendario clicando en el botón "Empleados de este calendario" situado debajo del calendario a la izquierda y desde aqui podemos seleccionar los empleados que queremos mostrar o esconder del este calendario:
Para crear un turno, lo podemos hacer desde cualquier casilla de un Empleado o incluso lo podemos crear desde la fila "Horarios por asignar" (en este caso, este turno una vez creado se quedará pendiente de asignar a un empleado).
Aunque hayamos clicado en un día concreto, se puede crear y asignar el mismo turno al mismo empleado seleccionando los días de la semana que tenemos abajo.
De cada turno debemos informar :
- Horario de entrada : Hora y Minutos
- Horario de salida : Hora y Minutos
- Color del turno (para usar los códigos de colores
Estos elementos son opcionales:
- Nombre del horario
- Descanso en horas y minutos + informar si la pausa computo o no computa como tiempo de trabajo
- La hora de inicio de la pausa / descanso
- El nombre del descanso
- En otras pestañas (Ver detalles más abajo):
- Asignar Baja/Ausencia con el motivo correspondiente
- Poder asignar Encargos al turno de este empleado, como por ejemplo Formación, Inventario, Horas Sindicales. Existe un apartado para gestionar los distintos Encargos disponibles y una preasignación de horas y de empleados para cada uno de éstos.
- Poder extender una Baja/Ausencia para un período de varios días
- Poder informar de las Horas Complementarias que contiene este turno
Todos estos elementos se pueden modificar después de hacer creado el turno.
Un turno creado se puede mover con el raton, editar, borrar o se puede duplicar. Estas opciones aparecen al pasar el ratón encima de un turno creado:
Si un turno ya tiene un fichaje marcado por el empleado (o ajustado por el manager) entonces ya no se puede borrar, y aparece una barra vertical a la izquierda de la pastilla del turno. Pero se puede editar o duplicar (al duplicarlo no se copian los elementos de fichaje):
En caso de duplicarlo, hay que moverlo después a otro empleado y otro día sino creamos un conflicto por el respeto del descanso diario entre 2 turnos. (En general 12 horas)
Si queremos crear un turno partido, tenemos que crear un único turno e indicar la pausa que no computa con su duración.
Con todos los turnos creados, la solución Beam indica en tiempo real, al montar los horarios:
- Los totales de horas de la semana por empleado, comparado con su contrato (horas semanales)
- La información de la bolsa de horas
- En vertical por día, el total de horas de trabajo asignadas.
El tiempo de trabajo que se reflejan siempre descuenta el tiempo de descanso que no computa.
También en la pastilla de cada turno se reflejan el descanso, si computa o no, y el nombre del turno si tiene. La duración de la pausa (si esta informada) aparece al pasar el raton encima del turno en una pastilla informativa de fondo negro.
OTRAS OPCIONES DE TURNO :
Encargos:
Se pueden añadir encargos por horas, con hora de inicio y de final o bien de día completo (=por defecto cambia el horario del turno de 9 a 18, pero se puede modificar después). Los encargos pueden ser específicos de cada calendario o bien genéricos.
Encargos específicos : se gestionan desde : Opciones del calendario => Ajustes del calendario => ir a la pestaña Encargos:
- se pueden crear tantos como queramos
- se pueden asignar horarios por defecto para cada encargo, aunque en el momento de asignarlos en el turno al empleado se pueden modificar estos horarios. Estos horarios siempre se incluyen dentro del horario del turno creado.
- se pueden asignar a empleados para que aparezcan estos encargos por defecto en el turno al crearlo para dicho empleado. Se maneja así una matriz de polivalencia de los empleados de la tienda.
Encargos genéricos, siempre disponibles y que no se necesitan crear desde la pestaña de configuración de los Encargos:
- Formación
- Inventario
- Horas sindicales
- Trabaja en otra tienda
Horas Complementarias:
El Manager debe informar la cantidad de horas que son complementarias de cada turno, para que se pueda hace un computo correcto de las horas complementarias de cada Empleado para cada período.
Todas la información de Encargos, aparecerá en la pastilla negra informativa del turno, y aparecerá al empleado en los detalles de su turno en su aplicación móvil de Beam.
Las horas complementarias aparecen en la pastilla del turno, junto con la información opcionales de la duración de la pausa y el nombre del turno:
Guardar plantilla:
Una vez creados los horarios para los empleados para toda la semana, se puede guardar esta distribución de horarios como plantilla para poder reutilizarla posteriormente. Se pueden guardar tantas plantillas como se quiera. Se guardan desde Opciones del calendario => Guardar plantilla semanal
Se importan las plantillas desde una semana en blanco desde Opciones del calendario => importar plantilla semanal
Nota: una plantilla semanal guarda la asignación de los turnos a los empleados. En el caso de querer usar plantillas sin asignación a los empleados, poneros en contacto con Beam (por email: contact@beamhr.com).
MUY IMPORTANTE: Cada horario semanal se tiene que publicar para enviarlo a los empleados y que vean correctamente sus horarios en el calendario de sus App Móvil.
Cómo publicar horarios:
Después de cada modificación de horarios, el pone en rojo en botón de Publicar en la parte superior derecha de la vista semanal del calendario.
Una vez publicada la semana, este botón cambia a verde y pone "Semana publicada".
NOTA : Solo los empleados que tienen un nuevo turno o una modificación de turno existente recibirán una notificación.
No se permite publicar un horario semanal si existen conflictos, en particular si no se respeta el descanso diario entre 2 turnos. En este caso, aparece un aviso de color rojo junto con el nombre del empleado y al clicarlo nos aparece el detalle de los conflictos.
Vista diaria:
Desde la vista diaria podemos ver el encaje de los turnos en un día concreto y en relación con los horarios de apertura de la tienda (u centro de trabajo). Éstos se pueden configurar desde Opciones del calendario => Ajustes del calendario => ir a la pestaña Horarios de Apertura. Las lineas de puntitos de color amarillo enseñan los horarios de apertura.
Gráfico de cobertura diaria por tramos horarios:
Abajo de la vista diaria, encontramos un gráfico de cobertura diaria que nos enseña el numero de empleados presentes en la tienda en todo momento. Solo representa los empleados con turnos de trabajo efectivo, o trabajo productivo. Es decir que cualquier ausencia o baja no se pinta.
Las pausas que no computan se quitan de la presencia. Si tienen hora de inicio programado, a la hora definida, pero sin tiene pausa de comida pero sin hora programada, el programa la pinta en la mitad del turno.
En cambio las pausas que computan, en particular las pausas de 15 minutos, como no suelen tener hora programada, entonces no se pintan en la gráfica.
Total de horas Productivas y No productivas:
En la parte superior izquierda de la vista de calendario diario, tenemos el total de horas que computan para el día, con el desglose de las horas productivas y de la horas no productivas (Ausencias, Bajas, etc).