Cet article aborde le fonctionnement des Compteurs d'Heures pour le calcul des heures travaillées et concrètement comment ajuster manuellement les jours ouvrés dans certains cas.
Si vous souhaitez commencer à comprendre comment fonctionnent les Compteurs d'Heures, commencez ici.
Il existe des situations qui peuvent affecter le calcul du nombre de jours ouvrables et peuvent rendre le calcul automatique du système inadapté à ces situations spécifiques.
Lorsqu'un employé prend une semaine complète de congés, le système considère facilement que l'employé n'a aucune heure de travail cette semaine. Ainsi, aucune différence n'est générée dans ses compteurs d'heures (heures travaillées et heures laborables sont égales à 0 dans ce cas).
Cependant, dans le cas où plusieurs jours fériés et/ou jours de congé tombent au cours d'une semaine (mais pas une semaine complète de congés), il se peut que le calcul automatique du système pour déterminer le nombre de jours ouvrables de l'employé cette semaine ne soit pas adapté. Il peut être nécessaire de recalculer le nombre de jours ouvrables de cette semaine spécifique pour cet employé en prenant en compte les jours de congé contractuels de l'employé pour les ajuster :
Par exemple : un employé a 2 jours de congé par contrat, mais au cours d'une semaine particulière, il a 3 jours de repos (comprenant des jours fériés et des jours de congé) : le système calculerait automatiquement qu'il a 2 jours ouvrables cette semaine : 7 jours calendaires - 3 jours de repos - 2 jours de congé = 2 Jours Ouvrables.
Dans de tels cas, il peut y avoir des situations où la convention collective ou le règlement de l'entreprise permettent en réalité d'ajuster les jours ouvrables pour cette semaine.
Dans ces situations, Beam permet au gestionnaire ou au super-administrateur du compte de modifier manuellement la définition des jours ouvrables pour cet employé au cours de cette semaine spécifique.
Pour ce faire, c'est très simple : il suffit de cliquer sur la case du numéro de semaine que nous examinons, et une autre fenêtre s'ouvre pour nous montrer comment les jours ouvrables de l'employé ont été calculés et définis pour cette semaine en particulier :
- jours fériés
- jours de congé
- jours de repos, en précisant s'ils sont définis par le contrat attribué à l'employé ou par la répartition des jours ouvrables du magasin / établissement de référence pour cet employé.
En cliquant sur les cases en dessous de chaque jour de la semaine, nous pouvons modifier le caractère ouvrable de chaque jour de cette semaine spécifique pour cet employé : Ouv = Jour Ouvré ; C = Jour de Congé ; le troisième état possible est Ouv/Rep = l'établissement ouvre seulement en demi-journée, ou bien l'employé bénéficie d'un demi-jour de repos ce jour-là.
En modifiant le nombre et la répartition des jours ouvrables pour cet employé au cours de cette semaine en particulier, le nombre d'heures ouvrées de la semaine sera ajusté, et donc l'accumulation positive ou négative dans le compteur d'heures sera comparée au total des heures travaillées par ce collaborateur sur cette semaine.
NOTE:
Il n'est pas possible de modifier le caractère ouvré des Jours Fériés (F) et des Jours de Congé (C)
Lorsqu'une semaine a été modifiée manuellement, le numéro de la semaine est soulignée d'un tiret bas.
Attention: il faut penser à enregistrer les changements en clicant sur le bouton orange (qui indique un changement pas encore enregistré) situé en haut à droite de cette vue:
Lorsque vous survolez le numéro de la semaine avec la souris, dans la petite fenêtre qui détaille la répartition des jours ouvrables pour cet employé cette semaine, vous verrez plusieurs niveaux :
- La répartition du contrat ou de l'établissement / magasin
- La répartition ajustée manuellement (modifiée)
- La répartition finale prise en compte pour le calcul des heures ouvrables de cette semaine pour ce collaborateur