Les compteurs d'heures sont une fonctionnalité clé de notre plateforme qui permet de gérer de manière automatisée les heures travaillées les jours fériés, les dimanches ainsi que les heures supplémentaires ou complémentaires. Ils offrent une flexibilité remarquable en permettant la définition précise des règles d'accumulation et de compensation.
Cette fonctionnalité vise à simplifier le suivi des heures travaillées pour éviter les processus manuels fastidieux. Les informations sont transparentes pour les employés et la capacité à automatiser le calcul des heures à payer en dehors du salaire fixe est un atout considérable. Ces heures à payer sont affichées dans les rapports hebdomadaires, mensuels et annuels, sous les colonnes intitulées "Éléments Variables de Paie, issus des Compteurs d'Heures", facilitant ainsi la clôture mensuelle et fournissant les informations nécessaires à l'équipe des Ressources Humaines pour établir les salaires.
NOTE :
Il est important de noter que cette fonctionnalité des compteurs d'heures est une amélioration par rapport au système précédent. Dans ce dernier, il fallait enregistrer manuellement le nombre d'heures complémentaires, d'heures supplémentaires ou d'heures festives dans la planification des horaires. Ces heures étaient ensuite distinguées dans les rapports par les colonnes sous l'intitulé "INFORMATION DES HORAIRES". Cette nouvelle fonctionnalité des compteurs d'heures simplifie grandement cette tâche.
La configuration des compteurs d'heures offre plusieurs options flexibles pour s'adapter aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Ces options comprennent différents modes d'accumulation et de compensation, permettant aux entreprises de choisir la méthode qui convient le mieux à leur situation:
Différentes méthodes d'accumulation :
- Calcul quotidien ou hebdomadaire
- Avec ou sans facteur de majoration
- À partir du nombre d'heures travaillées à partir desquelles les heures festives ou complémentaires sont considérées, en laissant le reste des heures travaillées comme heures normales
Différentes méthodes de compensation :
- Toutes les heures travaillées avec cette qualification d'heures fériées ou complémentaires/extras sont payées
- Il est possible de les accumuler sur une période de plusieurs semaines
- Les excès d'heures travaillées par rapport aux heures de travail régulières peuvent être compensés par les déficits
- La compensation peut être effectuée avec une planification inférieure au temps de travail prévu ou avec l'attribution de périodes de repos compensatoires
- Une combinaison de 2 options ou plus ci-dessus
Nous avons donc 2 grandes catégories de compteurs d'heures :
- Compteur d'heures fériées : pour les heures travaillées les jours fériés, les dimanches, ou les deux (jours fériés et dimanches).
- Compteur d'heures supplémentaires ou complémentaires : en excès (ou en déficit) par rapport aux heures "normales".
Ainsi, il est nécessaire de définir les limites ou critères pour considérer ces heures comme festives ou complémentaires/extras :
Heures Fériées : cela est relativement simple, car il est possible de définir un calendrier des jours fériés dans les calendriers de chaque établissement ou magasin.
En option, il est possible de définir un seuil à partir duquel les heures travaillées sont considérées comme heures festives.
NOTE : Pour éviter les conflits dans le cas de collaborateurs travaillant régulièrement dans plusieurs magasins (ou même occasionnellement) où les jours fériés locaux différents, il est possible et recommandé de définir l'établissement de référence de l'employé. Cela se fait en même temps que l'attribution et l'ajustement du contrat du collaborateur.
Heures Complémentaires / Supplémentaires : ici, c'est plus compliqué, car dans le cas des contrats avec une définition des heures de travail à l'échelle hebdomadaire, ce calcul peut être affecté par la coïncidence en cette semaine de jours fériés et/ou de jours de congé pour l'employé.
Par défaut, le calcul des heures de travail hebdomadaires se fait de la manière suivante :
À niveau contractuel, le nombre d'heures de travail hebdomadaires est divisé par le nombre de jours ouvrables contractuels du collaborateur (en soustrayant les jours de repos hebdomadaires) pour connaître le nombre d'heures de travail par jour ouvrable (=> heures ouvrables par jour ouvré)
Pour chaque semaine, le nombre de jours ouvrables est calculé en soustrayant les jours fériés et les jours de congé.
Ce nombre de jours ouvrables est multiplié par le nombre d'heures ouvrables quotidiennes.
Cependant, plusieurs situations affectent ces calculs et peuvent rendre ce calcul automatique par le système inadapté pour certaines situations:
Par exemple, lorsqu'un magasin est habituelle fermé le dimanche ou même les samedis après-midi, cela n'a pas le même impact sur le calcul des heures de travail ouvrables hebdomadaires si un jour férié ou un jour de congé tombe un dimanche ou un samedi plutôt qu'un autre jour de la semaine.
Lorsqu'un collaborateur prend une semaine complète de congé, c'est facile, le système considère que l'employé n'a pas d'heures de travail ouvrables cette semaine, de cette manière, aucune différence ne sera générée dans son compteur d'heures (heures travaillées et heures ouvrables sont égales, à 0 dans ce cas).
Par contre, dans le cas où nous sommes sur une semaine où plusieurs jours fériés et/ou de congé tombent (mais pas une semaine complète de congé), il est possible que la méthode de calcul automatique du système pour déterminer le nombre de jours ouvrables du collaborateur cette semaine ne fonctionne pas correctement. Il peut donc être nécessaire de recalculer le nombre de jours ouvrables de cette semaine en particulier pour ce collaborateur en tenant compte des jours de repos contractuels de l'employé pour ajuster le calcul :
Par exemple : un employé a 2 jours de repos hebdomadaires selon contrat, mais dans une semaine particulière, il a 3 jours non travaillés (entre jour férié et jours de congé) : le système calculerait à l'aveugle qu'il a 2 jours ouvrables cette semaine : 7 jours calendaires - 3 jours chômés - 2 jours de repos = 2 jours ouvrables.
Dans ces cas, il existe des situations où la convention collective ou le règlement de l'entreprise permet en réalité d'ajuster les jours ouvrables pour cette semaine spécifique.
Toutes ces situations particulières peuvent être prises en compte afin que dans presque toutes les situations et le fonctionnement spécifique de chaque entreprise ou convention collective, le système puisse calculer correctement le nombre d'heures de travail ouvrables pour chaque semaine, en prenant en compte le niveau contractuel de l'employé ainsi que la définition des jours d'ouverture hebdomadaires habituels de l'établissement (par exemple fermeture le dimanche et/ou le samedi après-midi).
De plus, le système permet au Manager ou à l'administrateur principal du compte de réviser et d'ajuster temporairement le nombre de jours ouvrables pour une semaine spécifique pour un collaborateur dans une situation particulière, comme expliqué précédemment.
Dans l'article suivant, nous expliquons en détail le fonctionnement et la configuration d'un Compteur d'Heures.