Gestion des congés, absences et changements d'horaires dans BEAM

Gestion des congés, absences et changements de shifts dans BEAM

Les employés peuvent demander des jours de congé, signaler une absence ou demander un changement de shift directement depuis l’application mobile Beam.

Dans ce cas, un flux d’approbation est mis en place par le Manager, qui peut valider ou refuser la demande soit depuis l’application mobile Beam, soit depuis la Webapp.

Alternativement, le Manager d’un planning peut attribuer des congés, enregistrer des absences ou modifier des shifts directement depuis la Webapp.

? Dans ce cas, il est important de republier le calendrier des semaines concernées afin que les employés soient notifiés et voient les modifications dans leur application mobile.

Nous nous concentrons ici sur les demandes soumises par les employés via l’application mobile Beam, en commençant par les demandes de congés.

1. Demande de congés

Depuis son application mobile, l’employé peut faire une demande de congé via l’onglet Calendrier > Congés.

    •    Les jours sélectionnés apparaissent en vert.

    •    L’employé clique ensuite sur le bouton en bas de l’écran pour envoyer la demande.

    •    Une fois la demande envoyée, les jours sélectionnés apparaissent en jaune (en attente de validation).

    •    Une fois approuvés par le Manager, les jours de congé sont affichés en bleu dans le calendrier.

? Modification d’un congé approuvé :

Seul le Manager peut modifier un congé déjà validé. Cette modification doit être effectuée depuis la Webapp Beam, dans la vue calendrier.

2. Demande d’absence ou de changement de shift

L’employé peut également demander une absence, une autre forme d’indisponibilité ou un changement de shift depuis l’application mobile :

    1.    Aller dans Calendrier > Demandes de changement.

    2.    Cliquer sur le bouton + vert.

    3.    Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionner le motif de la demande (ex. : “Maladie”).

    4.    Sélectionner les jours concernés et ajouter, si nécessaire, un commentaire expliquant la demande pour le Manager.

    5.    Envoyer la demande.

? Cas de plusieurs Managers ou établissements :

    •    Si l’employé travaille sous plusieurs Managers ou dans plusieurs établissements, il devra choisir le Manager à qui adresser la demande.

? Suivi de la demande :

    •    Les demandes envoyées apparaissent dans Calendrier > Demandes de changement > Onglet “En attente”.

    •    L’employé peut voir si la demande est en attente, acceptée ou refusée.

    •    Une notification mobile est envoyée lorsque le Manager approuve ou refuse la demande.

3. Demande de changement de shift

Deux options existent pour les changements de shifts entre employés :

    •    Offrir un shift → Un employé propose à un collègue un shift qu’il ne peut pas assurer, sans échange de shift en retour.

    •    Demander une permutation d'horaire → Deux employés échangent leur horaire. Cela peut être pour le même jour ou des jours différents.

Processus d’une permutation d'horaire de shift:

    1.    Sélection du Manager :

    •    Si l’employé a plusieurs Managers, il choisit celui qui recevra la demande.

    •    Sinon, il passe directement à l’étape suivante.

    2.    Sélection du shift à échanger :

    •    L’Employé 1 sélectionne son shift actuel qu’il souhaite échanger.

    3.    Choix du shift du collègue :

    •    L’Employé 1 sélectionne le jour où il souhaite travailler à la place.

    •    En cliquant sur “Sélectionner un shift”, il voit la liste des shifts et des collègues disponibles pour un échange.

    4.    Ajout d’un commentaire (optionnel).

    5.    Envoi de la demande.

4. Validation du changement de shift

Une fois la demande envoyée :

    •    La demande de l’Employé 1 apparaît dans l’onglet “Demandes sortantes”.

    •    L’Employé 2 reçoit une notification mobile.

    •    L’Employé 2 peut accepter ou refuser la demande, avec un commentaire facultatif.

    •    Si l’Employé 2 accepte, la demande est envoyée au Manager, qui reçoit une notification mobile et peut valider ou refuser l’échange depuis :

    •    Son application mobile.

    •    La Webapp Beam.

? Validation automatique du changement :

    •    Une fois approuvé par le Manager, le changement de shift est immédiatement appliqué dans le calendrier.

    •    ? Aucune nouvelle publication du calendrier n’est nécessaire, les employés sont directement notifiés et le changement est considéré comme validé.