El módulo de gestión de tareas y misiones en Beam permite crear, asignar y seguir el progreso de tareas y misiones para los diferentes equipos que utilizan Beam.

Los beneficios son los siguientes:

  • Utilizas la misma solución a la que están acostumbrados tus equipos.
  • Puedes olvidarte de utilizar herramientas inadecuadas para comunicarte con tus equipos de tiendas, como el correo electrónico y WhatsApp.
  • Tus equipos pueden ejecutar sus tareas y misiones desde la aplicación móvil de Beam en un teléfono inteligente o en una tableta compartida en la tienda.
  • Los gerentes pueden utilizar indistintamente su aplicación móvil o su aplicación web para seguir el progreso de las misiones, intercambiar mensajes con los equipos y asignar la conformidad.
  • Las misiones se pueden compartir de manera selectiva con personas específicas o con listas de distribución (llamadas Audiencias) que pueden basarse en una lista de establecimientos (por lo tanto, fáciles de mantener actualizadas): se puede compartir una misión con una lista de 100 tiendas, y cada equipo de tienda colabora en la ejecución y el progreso de su propia misión con el o los gerentes que les asignaron esa misión.
  • Puedes crear tareas que se repiten periódicamente según la frecuencia que elijas, a partir de una plantilla de misión, de la misma manera que un evento de calendario.

Puedes utilizar este módulo para los siguientes casos:

  • Como Director de Area, planificar y anticipar tus visitas con los Directores de Tienda o Establecimiento, para que preparen la información necesaria para que la vista sea más efectiva, y que nos podamos centrar en las áreas que requieren atención
  • Seguir, a distancia, los planes de acción posteriores a estas visitas a las tiendas.
  • Comunicar procesos o información directamente con tus equipos, de manera sencilla y directa.
  • Actualizar estos procesos y asegurarte de una buena aplicación constante a lo largo del tiempo, incluyendo a los nuevos empleados.
  • Informar a tus equipos sobre campañas de productos, lanzamientos, actualizaciones, etc.
  • Formar a tus equipos en procesos o métodos específicos de tu negocio.
  • Coordinar todas las acciones comerciales, especialmente las acciones de Visual Merchandising, recopilando comentarios visuales y facilitando el ciclo de validación y seguimiento de la conformidad de tus acciones.
  • Planificar y seguir auditorias de todo tipo

Tenemos 2 pestañas principales:

  • Tareas y Misiones.
  • Modelos de Tareas y Misiones: aquí gestionas tus plantillas para crear tareas más fácilmente y también defines misiones que se repiten a intervalos regulares.
  • Opciones para buscar y filtrar tareas y misiones.

NOTA: Por defecto, este módulo está filtrado para mostrar misiones y tareas que están Publicadas y en curso de ejecución.

El número de tareas se refleja en el contador de misiones en el panel lateral izquierdo de este módulo.

A la derecha del título de este módulo, tenemos el símbolo de la campana con un contador que indica la cantidad de notificaciones pendientes de lectura (no leídas) por parte del usuario.

Al hacer clic en este contador de notificaciones, abrimos la página de Notificaciones del módulo de Tareas y Misiones.

Al hacer clic en una notificación, la plataforma nos lleva a la misión en cuestión y, si se trata de un mensaje o comentario, a los mensajes correspondientes.

Puedes marcar todas las notificaciones como leídas si lo deseas. Estas notificaciones son las mismas que puedes ver en la aplicación móvil de Beam.

Las tareas y las misiones constan de 2 bloques principales:

  1. 1. El bloque de encabezado incluye:

  • El título de la misión.
  • El subtítulo para proporcionar un contexto.
  • Las etiquetas que permiten categorizar tus misiones.
  • La imagen de portada para personalizar tus misiones.
  • Las fechas de ejecución, fecha de inicio y fecha de finalización.
  • La audiencia de asignación para la ejecución de esta misión.
  • La audiencia para compartir el seguimiento de esta misión.
  • La audiencia para compartir la edición de esta misión.
  • El tipo de ejecución, compartida o individual.
  • Opcionalmente, el flujo de conformidad.

Audiencia de ejecución:

  • Debes seleccionar aquí una audiencia, es decir, una lista de colaboradores a los que asignarás esta misión para que la completen.
  • Una audiencia puede contener una sola persona o varias personas.
  • Una audiencia puede basarse en una lista de tiendas/establecimientos.
  • Si aún no has creado la audiencia que deseas utilizar, puedes crearla desde aquí.

Los tipos de ejecución posibles son los siguientes:

  • Ejecución por empleado: asignas esta misión a uno o varios empleados. Para cada sección que compone tu misión, puedes elegir si debe completarse de manera individual o compartida (entre todos los colaboradores de esta audiencia).
  • Ejecución por tienda/establecimiento: asignas esta misión de manera compartida entre cada uno de los equipos que componen cada tienda/establecimiento incluido en esta audiencia. Este tipo de ejecución se elige generalmente para asignar misiones de seguimiento de acciones comerciales o Visual Merchandising.

Notas:

  • El flujo de conformidad es una opción que solo se puede agregar cuando el tipo de ejecución es "Ejecución por tienda/establecimiento".
  • Un tipo de ejecución por tienda/establecimiento requiere obligatoriamente tener una audiencia de ejecución basada en una lista de tiendas/establecimientos. Si no es así, se mostrará un mensaje de alerta.
  • La opción "Flujo de conformidad" está desactivada por defecto. Aparece cuando se selecciona el tipo de ejecución "Ejecución por tienda/establecimientos" y debe ser activada en el selector que se encuentra justo a la derecha.

  1. 2. El bloque de secciones de ejecución pueden ser de Contenido o de Formulario.



  4. El tipo de Sección Contenido puede ser:

  • Archivo adjunto: para adjuntar un fichero con formato imagen, Excel, Pdf, etc
  • Texto: para redactar y poner formato a un texto explicativo, como por ejemplo instrucciones, normativo o procedimiento. Acepta enlaces.
  • Subir Fotos: para solicitar a los usuarios a que suban fotos de sus montajes o el estado de las instalaciones.
  • Formulario
  • Contenido: es el nuevo tipo de sección que permite ahora añadir y mezclar todo tipo de contenido (título, texto, archivo adjunto, imágenes, y video) en una misma sección. Tendrá vocación a sustituir a las secciones de solo 1 formato (Archivo adjunto, Texto)

El tipo de Sección Formulario incluye cinco tipos de formularios posibles:

Puedes ver más información sobre el tipo de formularios posibles en esta entrada.

Puedes componer tu misión con tantas secciones como desees. Se te pedirá que añadas una sección durante la creación de tu misión utilizando el botón verde con el signo más ("+").

Las secciones de Texto, Imagen y/o Archivo adjunto se consideran informativas, es decir, no requieren una acción específica por parte de las personas que las reciben.

En el caso de que tu misión esté compuesta únicamente por secciones de este tipo, tienes la opción de añadir una sección de "Check de lectura" para facilitar el seguimiento de la misión y saber qué colaboradores han leído efectivamente los elementos informativos compartidos con ellos.

Las otras secciones son secciones de ejecución, es decir, se espera una acción por parte de los colaboradores que reciben estas misiones.

Para cada sección, puedes agregar un título.

Una vez que hayas construido tu misión con sus diferentes secciones, puedes cambiar el orden de las secciones utilizando los botones de opciones en la parte superior derecha de cada sección.

La ventana que se abre te muestra la posición actual de esa sección y puedes seleccionar otra posición para moverla.

Una vez que tu misión esté lista, puedes:

  • Guardarla como borrador mientras la creas o guardarla como "Listo" en espera de su publicación.
  • Si estás listo, puedes publicarla. Solo las misiones publicadas se presentan a los colaboradores para su ejecución.

Nota: Puedes publicar tus misiones con anticipación; solo aparecerán para la audiencia de ejecución a partir de la fecha de inicio correspondiente.

Los indicadores de seguimiento para cada misión son los siguientes:

  • El porcentaje de avance de la misión, calculado en función del número de elementos por completar por parte de los colaboradores que la reciben.
  • El porcentaje de conformidad.
  • El número de mensajes intercambiados y el número de mensajes nuevos (pendientes de lectura).

Puedes encontrar estos indicadores en la vista en miniatura del módulo de Tareas y Misiones en la aplicación web de Beam.

También encontrarás estos indicadores de seguimiento en la parte superior de la vista en miniatura de cada misión desde la aplicación móvil de Beam, en la página de inicio y en la pestaña "Misión" dedicada.

Las misiones que aparecen en la página de inicio de la aplicación son misiones que están:

  • Publicadas y con una fecha de inicio.
  • No completadas al 100%.

Una vez que abras una misión desde la aplicación móvil de Beam, encontrarás todos los elementos incluidos en su creación:

Para el encabezado:

  • El título.
  • El subtítulo.
  • Las etiquetas.
  • La imagen de portada.
  • Las fechas de ejecución: fecha de inicio y fecha de finalización esperada.

Luego hay dos opciones posibles:

  • Si un Manager gestiona varias tiendas o si un Empleado trabaja en varias tiendas incluidas en la audiencia de ejecución de esta misión, hay un selector que permite elegir la tienda en la que deseas ver o completar los elementos.
  • Si un Manager está incluido tanto en la audiencia de ejecución como en una audiencia de seguimiento o edición de esta misión, entonces hay otro botón que permite que ese gerente cambie del modo de ejecución al modo de seguimiento.

Luego vienen las secciones de ejecución presentadas en el mismo orden que durante la creación y publicación de la misión.

Nota: Cada sección de ejecución de una misión tiene una subsección de Comentarios situada debajo, que permite intercambiar mensajes con los colaboradores que participan en la ejecución de esa sección. Esto permite ubicar y contextualizar los mensajes intercambiados con los equipos de manera más eficiente y relevante que un correo electrónico o un mensaje de WhatsApp o Teams.

En cada comentario, el usuario puede agregar una imagen si lo desea para que su mensaje sea más visual. También se pueden incluir emojis para hacer que los mensajes sean más personalizados y modernos.

Para profundizar en el uso del módulo de Tareas y Misiones, puedes aprender cómo convertir una misión en un modelo o crear un modelo de misión para crear misiones repetitivas de manera más rápida. También puedes aprender cómo publicar misiones y cómo usar todas las funciones disponibles en este módulo.