Le module de gestion des tâches et missions dans Beam permet de créer, d'assigner et de suivre l'avancement de tâches et missions aux différentes équipes qui utilisent Beam.
Utiliser le module de gestion de tâches et mission de Beam offre plein d'avantages :
- vous utilisez la même solution à laquelle sont habitués vois équipes
- vous pouvez oublier d'utiliser des outils non adaptés pour communiquer avec vos équipes magasins que sont l'email et Whatsapp
- vos équipes peuvent exécuter leurs tâches et missions depuis l'app mobile de Beam depuis un smartphone ou bien depuis una tablette avec un usage partagé en magasin
- les managers peuvent utiliser indistinctement leur application mobile ou leur application web pour suivre l'avancement des missions, échanger des messages avec les équipes et assigner la conformité
- les missions peuvent être partagées de façon granulaires avec des personnes précises ou avec des listes de diffusion (appelées Audiences) qui peuvent être basées sur une liste d'établissements (donc faciles à maintenir à jour): on peut donc partager une mission avec une liste de 100 magasins et chaque équipe magasin collabore sur l'exécution et l'avancement de sa propre mission avec le ou les managers qui leur ont assigné cette mission.
- vous pouvez creer des tâches qui se répètent de façon régulière selon la fréquence de votre choix, à partir d'un modèle de mission, de la même manière qu'un événement de calendrier.
Vous pouvez donc utiliser ce module pour les cas suivants:
- Comme Directeur de Zone, planifier et anticiper vos visites avec vos Directeurs de Magasin ou d'établissement, afin que ces visites soient standardisés dans leur reporting, qu'elles soient plus effectives et que l'on puisse se focaliser sur les points d'attention spécifiques de chaque établissement
- Assurer le suivi, à distance, des plans d'actions postérieurs à ces visites magasins
- Communiquer des process ou des informations directement avec vos équipes, de façon simple et directe
- Actualiser ou ces process et vous assurer d'une bonne application de ceux-ci de façon constante, sur la durée, et en pensant à inclure les nouveaux venus
- Informer vos équipes des campagnes produits, lancements, actualisés, etc
- Formez vos équipes sur des process ou des méthodes spécifiques à votre métier
- Coordonner toutes les actions commerciales et notamment les actions de Visual Merchandising, en récupérant du feedback visuel et en facilitant la boucle de validation et suive la conformité de vos actions
Nous avons 2 onglets principaux:
- les tâches et missions:
- les modèles de tâches et missions: vous gérez ici vos modèles pour créer plus facilement vos tâches et pour définir également des missions qui se répètent à intervalle régulier
- des options pour rechercher et filtrer les tâches et missions
NOTE: par défaut, ce module est filtré pour montrer les missions qui sont "Publiées" ET "En cours d'exécution"
C'est ce numéro de tâches/missions qui est repris et présenté dans le compteurs de missions de ce module dans le panel lateral gauche:
A droite du titre de ce module, nous avons le symbol de la cloche avec un compteur qui indique le nombre de notifications en attente de lecture (= non lues) par l'utilisateur.
En cliquant sur ce compteur de notifications, nous ouvrons la page des Notifications du module de tâches et missions :
En cliquant sur une notification, la plateforme nous ouvre la mission à la section en question, et s'il s'agit d'un message/ commentaire, aux messages en question.
Vous pouvez marquer toutes les notifications comme lues si vous le souhaitez.
Ces notifications sont les mêmes que celles que vous pouvez voir sur l'application mobile de Beam.
Les tâches et les missions se composent de 2 blocs principaux
- l'en-tête
- les sections d'exécution
1. Le bloc d'en-tête se compose des éléments suivants:
- le titre de la mission
- le sous-titre: pour donner un peu de contexte. Attention, ce ne sont pas les instructions!
- la ou les étiquettes: qui permettent de catégoriser vos missions
- image de couverture: pour personnaliser vos mission
- les dates d'exécution: date de début et date de fin pour déterminer lorsqu'elles démarrent et leur date d'achèvement attendu
- l'audience d'assignation pour l'exécution de cette mission
- l'audience pour le partage du suivi de cette mission
- l'audience pour le partage de l'édition de cette mission
- le type d'exécution, partagé ou individuel
- en option: le flux de conformité
Audience d'exécution:
- Vous devez sélectionner ici une Audience, c'est à dire une liste de collaborateurs à qui vous allez assigner cette mission pour qu'ils la compète.
- Une audience peut contenir une seule personne ou bien plusieurs personne
- Une audience peut être basée sur une liste de magasins/établissements
- Si vous n'avez pas encore créé l'audience que vous souhaitez utiliser, vous pouvez la crée depuis ici:
Les types d'exécution possibles sont les suivants:
- Exécution par collaborateur: vous assignez cette mission à un ou plusieurs collaborateurs. Pour chaque section qui compose votre mission, vous pourrez choisir d'indiquer si celle-ci doit se compléter de manière individuelle ou bien partagée (entre tous les collaborateurs de cette audience)
- Exécution par magasin/établissement: vous assignez cette mission de manière partagée entre chacune des équipes qui compose chaque magasin/établissement inclus dans cette audience. C'est de type d'exécution qui est en général choisi pour assigner des missions de suivi d'actions commerciales ou de Visual Merchandising.
Notes:
La flux de conformité est une option qui ne peut se rajouter que lorsque le type d'exécution est "Exécution par magasin/établissement"
Un type d'exécution par Magasin/établissement requiert obligatoirement d'avoir une audience d'exécution qui soit basée sur une liste de magasins/établissements. Si ce n'est pas le cas, un message d'alerte s'affiche pour attirer votre attention:
L'option "Flux de conformité" est désactivée par défaut. Elle apparait lorsque le type d'exécution sélectionné est bien "Exécution par magasin/établissements" et doit être ensuite choisie comme Activé dans sélecteur situé juste à droite.
2. Le bloc des sections d'exécution se compose des éléments suivants:
Nous avons 5 types de sections possibles qui sont les suivantes:
- Section Checklist
- Section Formulaire
- Section Fichier joint
- Section de Texte
- Section Uploader Photos
Vous pouvez composer votre mission d'autant de sections que vous le souhaitez.
Vous serez invité(e) à rajouter une section durant la création des votre mission à l'aide du bouton vert avec le signe plus ("+"):
Les sections de Texte et de Fichier Joint sont considérées comme informatives, c'est à dire qu'elles ne requièrent pas d'action spécifique de la part des personnes qui la reçoivent.
Dans le cas ou votre mission se compose uniquement de sections de ce type, vous avez la possibilité de rajouter une section de "Check de lecture" afin de faciliter le suivi de cette mission et de savoir qui de vos collaborateurs ont effectivement lu les éléments informatifs partagés avec eux:
Les autres sections sont donc des sections d'exécution, c'est à dire qu'on attend une action de la part des collaborateurs qui reçoivent ces missions.
Pour chaque section, vous pouvez rajouter un titre
Un fois que vous avez construit votre mission avec ses différentes sections, vous pouvez changer l'ordre des sections en utilisant les boutons d'options situés en haut à droite de chaque section:
La fenêtre qui s'ouvre vous indique la position actuelle de cette section et pouvez sélectionner une autre position prou la déplacer:
Une fois votre mission prête vous pouvez:
- en cours de création, la sauvegarder comme brouillon ou la sauvegarder comme étant "Prête" en attende de publication
- si vous êtes prêts, la publier: seules les missions publiées sont présentées aux collaborateurs pour l'exécution
Bon à savoir: vous pouvez publier vos missions en avance, elles n'apparaîtront à l'audience d'exécution qu'a partir du jour correspondant à la date de démarrage!
Les indicateurs de suivi pour chaque mission sont les suivants
- le % d'avancement de la mission: calculé sur le nombre d'éléments à compléter de la part des collaborateurs qui la reçoivent
- le % de conformité
- le nombre de messages échangés et le nombre de messages nouveaux (en attente de lecture)
On les retrouve sur la vue miniature du module des Missions et tâches de l'application web de Beam:
Vous retrouvez également ces indicateurs de suivi sur la partie supérieure de la vue miniature de chaque mission depuis l'application mobile de Beam, sur la home et depuis l'onglet dédié "Mission".
Les missions qui apparaissent sur la home de l'application sont les missions qui sont :
- publiées et avec une date de démarrage
- non encore complétées à 100%
Une fois ouverte la mission depuis l'application mobile de Beam, nous retrouvons tous les éléments inclus dans sa création:
Pour l'en-tête:
- le titre
- le sous-titre
- la ou les étiquettes
- image de couverture
- les dates d'exécution: date de début et date de fin
Ensuite il existe 2 options possibles:
- si un manager gère plusieurs établissements ou bien si un collaborateur travaille dans plusieurs établissements inclus dans l'audience d'exécution de cette mission, il y a un sélecteur qui permet de choisir l'établissement dans lequel on veut voir ou compléter les éléments
- si un Manager est inclus à la fois dans l'audience d'exécution et dans une audience de suivi ou d'édition de cette mission, alors il existe un autre bouton qui permet à ce Manager de passer du mode exécution au mode suivi
Puis les sections d'exécution présentées dans le même ordre que lors de la création et publication de la mission.
Note: Chaque section d'exécution d'une mission possède une sous-section de Commentaires qui permet d'échanger des messages avec le ou les collaborateurs inclus dans l'exécution de cette section, ce qui permet de bien localiser et contextualiser ces messages échangés avec les équipes impliquées, et ce de façon beaucoup plus efficace et pertinence qu'un email ou qu'un message de messagerie type Whastapp ou Teams.
Dans chaque commentaire, l'utilisateur peut ajouter une image s'il le souhaite pour que son message soit plus visuel.
On peut également inclure des émojis pour rendre les messages plus personnalisés et modernes:
Pour avancer un peu plus dans l'utilisation du module de tâches et mission, vous pouvez :
- voir comment transformer une mission en modèle, ou créer un modèle de mission pour ensuite créer plus rapidement vos missions répétitives ou fréquemment utilisées.
- voir comment publier des missions de manière automatique répétée à la fréquence de votre choix: chaque semaine, chaque quinzaine, chaque mois, 2 fois par mois, etc