Como lo hemos visto, tenemos 4 tipos de secciones que podemos añadir en las tareas y misiones:

• Archivo adjunto: para adjuntar un fichero con formato imagen, Excel, Pdf, etc
• Texto: para redactar y poner formato a un texto explicativo, como por ejemplo instrucciones, normativo o procedimiento. Acepta enlaces.
• Subir Fotos: para solicitar a los usuarios a que suban fotos de sus montajes o el estado de las instalaciones.
• Formulario

Nota: los 2 primeros tipos de secciones (Archivo adjunto y Texto) no requieren ejecución por parte del usuario, por lo que si la tarea solo se compone de este tipo sección, se considera una tarea informativa y se propone el añadir un Check de Lectura para poder hacer el seguimiento de las personas que han leido estas instrucciones, información o normativa.

Formularios

Ahora nos vamos a concentrar sobre los tipos de formularios y las distintas opciones que ofrecen:

Tenemos 4 tipos de elementos que podemos incluir en un formulario:

• Checklist
• Lista de opciones
• Respuesta de texto
• Respuesta numérica

Para construir o editar un formulario, la presentación del mismo se estructura en 2 partes:

• a la izquierda la Vista Previa del Formulario
• a la derecha el Diseñador del Formulario

Empezaremos con elegir en el Diseñador del Formulario el tipo de elemento que queremos añadir y a partir de allí tendremos las distintas opciones de configuración de cada elemento.

Debajo de cada elemento del diseñador tenemos botones que permiten:

• Añadir un nuevo elemento
• Duplicar el elemento para así poder añadir rápidamente el mismo tipo de elemento, teniendo solamente que cambiar el texto / titulo / Pregunta de cada elemento.

Podemos mezclar en un mismo formulario cualquiera de los 4 tipos de elementos, y podemos cambiar el orden de cada elemento en el formulario gracias al botón situado en la esquina superior derecha del elemento en el diseñador

En todos elementos añadidos al formulario, podemos indicar opcionalmente si la respuesta es obligatoria o no:

Checklist

aqui es fácil, solamente tenemos que añadir un texto del check:

Lista de opciones:

Con las listas de opciones, damos al colaborador a elegir su respuesta entre varias respuestas posibles presentadas en forma de lista.

Puedes crear tu propia de lista de opciones añadiendo opciones de uno en uno, o bien puedes elegir entre las varias listas de opciones disponibles en el repositorio de opciones.

También puedes personalizar tus listas de opciones y guardarlas en el repositorio. Estarán disponibles para todos los usuarios creadores de tareas y misiones en la cuenta.

Útil: ¡puedes usar emojis (emoticonos)!

Puedes personalizar el texto indicativo que aparecerá 

como texto en la lista desplegable de opciones:

Respuesta de texto

Aqui completamos el campo del nombre del elemento que sería la pregunta que realizamos.

Como opciones podemos indicar si se trata de una "Respuesta larga" para que el campo de respuesta sea más largo. Sino se tratará como una respuesta de una sola linea, invitando al colaborador a dar una respuesta más bien corta.

Respuesta numérica

Con esta tipologia de pregunta, esperamos una respuesta numérica, lo que será fácil de completar por parte del colaboradora ya que le saltará inmediatamente el teclado numérico en el dispositivo móvil para completar su respuesta más rápidamente.

Como opciones, podemos indicar si se aceptan números decimales y/o números negativos.

Una vez hemos terminado de preparar el formulario, es importante grabarlo guardando la sección.

Después, podemos añadir otro formulario, por ejemplo si queremos tener bloques de preguntas y de valoraciones bien separados : por ejemplo en el caso de un Checklist de visita a una tienda, podemos separar cada bloque en sendos formularios de la misma tarea para Operaciones / Atención al Cliente / Visual Merchandising / Recursos Humanos / Limpieza / etc.

También podemos añadir otro tipo de secciones : Archivo Adjunto, Texto o Subir Fotos

Cuando ya tenemos bien la estructura de la tarea, la podemos cerrar para tenerla como lista.

Después la podemos PUBLICAR. Aparecerá a los colaboradores para completar a partir de la fecha de inicio indicada en la tarea.

También podemos:

• duplicar la tarea: para crear rápidamente una nueva tarea parecida o idéntica
• convertirla en plantilla: para poder crear tareas parecidas o idénticas de forma super rápida. Con la opción de una publicación automática con la frecuencia que queramos. Más información en esta entrada.