Para facilitar el seguimiento y el control de las incidencias que se producen en las fichadas, hemos creado un nuevo funcionamiento para detectar las incidencias en las fichadas.

Estas nuevas funcionalidades vienen con 2 novedades importantes :

  1. Un sistema más fino de configuración de los márgenes de tolerancia
  2. Un nuevos sistema para detectar las incidencias de fichadas e informar al Manager para que pueda tomar acción sobre la incidencia sobre la marcha

TABLA DE CONTENIDO:

Nueva configuración de los márgenes de tolerancia


Ahora se puede definir el margen de tolerancia para antes del inicio del turno, después del inicio, antes del final y después del final.

También se pueden definir los márgenes de tolerancia para las pausas:

  • Se define el margen para antes y después del inicio de la pausa, y para antes y después del final de la pausa
  • Se distingue entre pausa corta y pausa larga. Una pausa larga tipicamente es la pausa para comer.
Importante: para todos los parámetros para los márgenes de tolerancia se tienen que introducir valores en minutos 


El funcionamiento general es que, si la casilla de activación del redondeo de fichajes esta activada :

  • Cada vez que se produce una fichada dentro de estos márgenes de tolerancia, el sistema la redondeará a la hora planificada.
  • Cada vez que se produce una fichada fuera de estos márgenes de tolerancia, se generará una incidencia de fichada.
Nunca se sobre-escribe la fichada real marcada por el empleado. Ésta siempre estará visible en los informes de fichadas. Cuando se redondea la fichada, el sistema añade una fichada en el campo de Fichada ajustada, y es ésta que se tiene en consideración para el cálculo del tiempo de trabajo computado.


Generación de las incidencias de fichada


Como decíamos, cada fichada que se realiza fuera de los márgenes de tolerancia definidos respecto a los horarios planificados en el turno del empleado genera una incidencia de fichada.


Cuando se produce, se le indica al empleado que se está fichando fuera de los márgenes de tolerancia, y se le invita a indicar el motivo de dicha incidencia. Es obligatorio indicar el motivo, sino el sistema no deja fichar.

Opcionalmente puede añadir un comentario para dar más explicaciones al Manager sobre dicha incidencia.

Cuando el motivo seleccionado es "Otro" entonces el campo de comentario es obligatorio.


Los mensajes que se enseñan a los empleados con las incidencias son los siguientes:

Para un fichaje desde la aplicación móvil de Beam:



Para un fichaje desde el acceso compartido en tienda (web) en una tablet u ordenador:



Cuando el turno tiene una pausa con duración pero sin hora programada, en la primera salida se le pregunta al empleado de indicar si se trata del inicio de su pausa o bien del final de su turno. Si indica que es el inicio de su pausa, entonces NO se generará incidencia por esta fichada.


Cada incidencia genera una notificación al Manager Principal del calendario donde está planificado el turno del empleado donde se genera la incidencia.

Dicha notificación se envía a la aplicación móvil Beam del Manager Principal del calendario:


Gestionar las incidencias de fichadas


El Manager Principal puede ver el detalle de dicha incidencia tanto en su aplicación móvil como en la aplicación web de Beam, y desde los 2 sitios puede gestionar dicha incidencia.

Gestionar una incidencia es:

  • O bien ajustar la hora marcada a la hora planificada en el turno
  • O bien mantener la hora marcada por el empleado

En el caso de una pausa sin hora programada, el ajuste que se propone realizar es contra la duración de la pausa.


Es importante ajustar correctamente las fichadas porque el tiempo de trabajo computado se calcula en base a las horas fichadas, marcadas o ajustadas.


En el móvil, las incidencias se clasifican dentro de las pestañas de Solicitudes (Calendario => Gestión Solicitudes):



En la aplicación web, las incidencias se incluyen en la vista de "Solicitudes Pendientes" del panel lateral izquierdo:


Vista detalle de una incidencia desde la aplicación móvil del Manager Principal:



Vista de una Incidencia desde la aplicación web para el Manager Principal:


Nota: los motivos de incidencia disponibles se definen a nivel de empresa, por lo que los pueden editar y crear solo los usuarios con role de Super Administrador. Si necesitáis que se cree un motivo nuevo, podéis contactar con el departamento de RRHH o enviar un ticket de soporte en este portal de soporte de Beam.


Es importante ajustar correctamente las fichadas de forma recurrente y preferiblemente cuando se producen porque la información está fresca, y porque el tiempo de trabajo computado se calcula en base a las horas fichadas: se coge como referencia la hora marcada si no existe una hora ajustada, y sino se coge la hora ajustada.


En el caso de producirse una incidencia y no es posible tener la referencia de la hora planificada en el turno, entonces se invita al manager a ajustar la fichada desde la vista del informe diario con el detalle de fichadas de cada turno planificado.


En todo caso, se puede ver, editar y ajustar las horas de fichadas desde la vista de detalle de fichadas de los turnos, que se llama Informe Diario, también accesible clicando en el nombre del empleado desde la vista de calendario semanal.




Clicando en cualquier fila de turno de esta vista, accedemos a la vista de detalle y ajuste de las fichadas de este turno, donde se recogen :

  • Las fichadas marcadas por el empleado
  • Las fichadas ajustadas por el Manager, o redondeadas por el sistema
  • Los motivos de incidencia y el comentario indicados por el empleado
  • Los totales de tiempo trabajado comparado con la planificación del turno



Los tiempos de trabajo así calculados son los que se recogen como tiempo de trabajo computado y que se reflejan en los informes mensuales asi como en el calendario anual por empleado: