Vous pouvez demander automatiquement à un collaborateur de télécharger un justificatif d'absence pour une visite médicale ou un arrêt pour incapacité temporaire.
Le processus se déroule comme suit :
- Une absence est approuvée ou enregistrée avec l'une des raisons d'arrêt configurées pour ce processus.
- Une tâche est envoyée au collaborateur, lui demandant de télécharger une copie ou une photo du justificatif d'arrêt, avec un délai de 3 jours pour le faire.
- Le manager est informé, et ce justificatif est automatiquement joint au dossier du collaborateur dans le gestionnaire de documents, sous le dossier " ".
Pour configurer les types d'absence qui déclencheront ce processus automatiquement, vous devez accéder à la Configuration du compte => Plannings => Flux de Justification d'une Absence ou Congé Maladie :
Vous pouvez activer cette fonctionnalité et ensuite :
- Visualiser et modifier le texte du modèle de tâche qui sera envoyé à chaque collaborateur lorsqu'ils auront un arrêt à justifier.
- Choisir les types d'absence qui activeront ce processus automatique. Vous pouvez sélectionner parmi tous les types d'absence précédemment créés.
Une fois activé, chaque fois qu'une absence avec ce motif est planifiée, c'est-à-dire :
- Soit est acceptée par le manager à partir d'une demande soumise par le collaborateur ou ;
- Soit l'état d'un horaire de travail est modifié en tant qu'absence avec cette raison ET la semaine du planning en question est publiée.
=> Alors, une mission sera envoyée au collaborateur de la manière suivante :
Une fois que le justificatif est téléchargé (uploadé), la tâche sera marquée comme terminée et disparaîtra de la page d'accueil de l'application mobile du collaborateur. Vous pourrez la voir dans la section correspondante de l'onglet "Tâches" de l'application.
En même temps, une notification est envoyée au manager, qui peut consulter cette tâche et le justificatif depuis son application web ou son application mobile Beam.
Comme pour toutes les tâches et missions de Beam, le manager peut envoyer des messages/commentaires au collaborateur en cas de besoin, par exemple, s'il faut un autre document, ou pour lu envoyer un rappel.