Los Contadores de Horas sirven para hacer el cálculo automático de las horas trabajadas en Días Festivos (y/o Domingos) y de las Horas Extras / Complementarias con la posibilidad de definir las reglas de acumulación y de compensación de forma muy detallada.
Esto permite agilizar el computo y el seguimiento de estas horas sin tener que llevar un control aparte. Se hace forma transparente con los empleados, y permite también automatizar el calculo de horas que se tienen que pagar aparte en la nómina. Estas horas que se tienen que pagar aparecen en las columnas de "Elementos Variables de Nómina, proveniente de los Contadores de Horas" en los informes semanales, mensuales y anuales, facilitando el cierre mensual y la información que necesita la administración de Recursos Humanos para establecer las nóminas.
NOTA: Este sistema con los contadores de horas es más reciente que el sistema anterior que requería de apuntar manualmente en la planificación de los turnos el numero de horas complementarias / extras o de horas festivas a pagar.
No obstante, sigue siendo vigente el sistema anterior, donde se indican manualmente en la planificación de los turnos el numero de horas festivas a pagar o de horas complementarias a pagar, y aparecen en los informes en las columnas donde el encabezamiento dice "INFORMACIÓN DE LOS TURNOS", que los distinguen claramente de los datos provenientes de los CONTADORES DE HORAS, para presentar los Elementos Variables de Nómina.
Las diferentes opciones de configuración que tenemos para definir el sistema de calculo un contador de horas son:
Diferente metodos de Acumulación:
- a nivel diario o semanal
- con o sin multiplicador
- a partir de qué numero de horas trabajadas se consideran horas festivas o complementarias, dejando el resto de horas trabajadas como horas ordinarias
Diferentes metodos de Compensación:
- Todas las horas trabajadas con esta calificación de horas festivas o complementarias/extras se pagan
- Se permiten acumular sobre un período de varias semanas
- Se pueden compensar los excesos con los deficits de horas trabajadas respecto a las horas laborables
- La compensación puede hacerse con una planificación menor al laborable o bien con las asignación de franjas de horas de descansos compensatorios.
- Un mix de 2 o más opciones anteriores
Así que tenemos 2 grandes categorías de contadores de horas:
- Contador de horas festivas: para las horas trabajadas en días festivos, en domingos o los 2 (festivos y domingos).
- Contador de horas extras o complementarias: en exceso (o deficit) respecto a las horas "normales".
Así que vemos la necesidad de definir los limites o criterios para la consideración de estas horas como festivas o complementarias/extras:
Horas Festivas: es relativamente fácil, puesto que se permite definir un calendario de días festivos en los calendarios de cada establecimiento o tienda.
Opcionalmente, se permite definir a partir de cuantas horas trabajadas, éstas tienen la consideración de horas festivas.
NOTA : Para evitar conflictos en los casos de empleados que trabajan en varias tiendas de forma regular (o incluso de forma puntual) donde los días festivos locales no coincidan, se puede y se recomienda definir el establecimiento o tienda de referencia del empleado. Esto se hace junto con la asignación y ajuste del contrato del empleado.
Horas Complementarias / Extras : aquí es más complicado, puesto que en el caso de los contratos con una definición de horas laborables a nivel semanal, ese cálculo puede verse afectado por la coincidencia en esta semana de días festivos y/o para el empleado de días de vacaciones.
Por defecto, el calculo de las horas laborables semanales se hace de la forma siguiente:
- a nivel contractual se mira el numero de horas laborables semanales y se divide por el número de días laborables contractuales del empleado (descontando los días de libranza semanales) para conocer el numero de horas laborables por cada día laborable
- para cada semana se calcula el numero de días laborables quitando los días festivos y los días de vacaciones
- se multiplica ese numero de días laborables con el numero de horas laborables diarias.
Pero existen varias situaciones que afectan a estos cálculos y pueden hacer que este calculo automático por el sistema no se adapte a todas las situaciones.
Por ejemplo, cuando una tienda suele cerrar el domingo o incluso los sábados por la tarde, no tiene el mismo impacto para el calculo de las horas laborables semanales que el día festivo o de vacaciones caiga un domingo o un sábado que otro día de la semana.
Cuando el empleado tiene una semana completa de vacaciones, es fácil, el sistema considera que el empleado tiene 0 horas laborables esta semana, de esta forma, no se generará ninguna diferencia en sus contador de horas (horas trabajadas y horas laborables son iguales, a 0 en este caso).
Adicionalmente, en el caso de que nos encontremos en una semana donde caigan varios días festivos y/o de vacaciones (pero no una semana completa de vacaciones), es posible que el método de calculo automático del sistema para calcular el numero de días laborables del empleado esta semana. Entonces puede ser necesario recalcular el numero de días laborables de esta semana en concreto para este empleado teniendo en cuenta los días de libranza contractuales del empleado para ajustarlos:
Por ejemplo: un empleado tiene 2 días de libranza semanales por contrato, pero en una semana concreta tiene 3 días de descanso (entre día festivo y días de vacaciones): el sistema calcularía de forma ciega que tiene 2 días laborables esta semana: 7 días naturales - 3 días de descanso - 2 días de libranza = 2 Días Laborables.
En estos casos, existen situaciones donde el convenio o el reglamento de la empresa en realidad permite ajustar los días laborables para esta semana en concreto.
Todas estas casuísticas se pueden tener en cuenta para que en casi todas las situaciones y funcionamiento específico de cada empresa o convenio, el sistema pueda calcular correctamente el numero de horas laborables para cada semana, tanto mirando a nivel contractual del empleado como mirando la definición de los días de apertura semanales habituales del establecimiento (cierre el domingo y/o el sábado por la tarde).
Y también el sistema permite dar la mano al Manager o al Super-Administrador para que puntualmente se pueda sobreescribir y ajustar el numero de días laborables para una semana en concreto para un empleado en una situación específica como explicado anteriormente.
Ahora en el siguiente articulo, explicamos en detalle cómo funciona y cómo se configura un Contador de Horas.