Comme nous l'avons vu, nous avons 4 types de sections que nous pouvons ajouter aux tâches et missions :

  • Fichier joint : pour joindre un fichier au format image, Excel, PDF, etc.
  • Texte : rédiger et mettre en forme un texte explicatif, tel que des instructions, des règlements ou des procédures. Acceptez les liens.
  • Photos à Partager : pour demander aux utilisateurs de télécharger des photos de leurs installations ou de l'état des installations.
  • Formulaire

Remarque : les 2 premiers types de sections (Pièce jointe et Texte) ne nécessitent pas d'exécution par l'utilisateur, donc si la tâche est constituée uniquement de ce type de section, elle est considérée comme une tâche informative et il est proposé d'ajouter un Contrôle de lecture pour être être en mesure de retracer les personnes qui ont lu ces instructions, informations ou règlements.


Formulaires

Nous allons maintenant nous concentrer sur les types de formulaires et les différentes options qu'ils proposent :


Nous avons 4 types d’éléments que nous pouvons inclure dans un formulaire :

  • Checklist
  • Liste d'Options
  • Réponse de Texte
  • Réponse Numérique

Pour construire ou éditer un formulaire, sa présentation est structurée en 2 parties :

  • À gauche, l'aperçu du formulaire
  • À droite, le concepteur de formulaires


Nous commencerons par choisir le type d'élément que nous souhaitons ajouter dans le Designer du Formulaire et à partir de là nous aurons les différentes options de configuration pour chaque élément.


Sous chaque élément du designer nous avons des boutons qui permettent :

  • Ajouter un nouvel élément
  • Dupliquez l'élément pour pouvoir ajouter rapidement le même type d'élément, en n'ayant qu'à changer le texte / titre / Question de chaque élément.

On peut mélanger n'importe lequel des 4 types d'éléments dans le même formulaire, et on peut changer l'ordre de chaque élément dans le formulaire grâce au bouton situé dans le coin supérieur droit de l'élément dans le designer.


Dans tous les éléments ajoutés au formulaire, nous pouvons éventuellement indiquer si la réponse est obligatoire ou non :


Checklist

C'est simple ici, il suffit d'ajouter un texte pour le check / vérification :

Liste d'Options

Avec les listes d'options, nous donnons au collaborateur le choix de sa réponse parmi plusieurs réponses possibles présentées sous forme de liste.


Vous pouvez créer votre propre liste d'options en ajoutant des options une par une, ou bien vous pouvez choisir parmi les différentes listes d'options disponibles dans le répertoire d'options.

Vous pouvez également personnaliser vos listes d'options et les enregistrer dans le répertoire. Ils seront disponibles pour tous les utilisateurs qui créent des tâches et des missions sur le compte Beam.

Utile : vous pouvez utiliser des emojis (émoticônes) !


Vous pouvez personnaliser le texte indicatif qui apparaît sous forme de texte dans la liste déroulante des options :


Réponse de Texte

Ici, nous complétons le champ avec le nom de l'élément qui serait la question que nous posons aux collaborateurs.


En option, nous pouvons indiquer s'il s'agit d'une "Réponse longue (Paragraphe)" afin que le champ de réponse soit plus long. Dans le cas contraire, elle sera traitée comme une réponse d'une seule ligne, invitant le collaborateur à donner une réponse assez courte.


Réponse numérique

Avec ce type de question, nous attendons une réponse numérique, qui sera facile à compléter pour le collaborateur puisque le clavier numérique de l'appareil mobile apparâitra immédiatement pour compléter sa réponse plus rapidement.

En option, nous pouvons indiquer si les nombres décimaux et/ou négatifs sont acceptés.


Une fois que nous avons la structure de notre formulaire, il est important de le sauvegarder avec le bouton "Enregistrer la section":

Ensuite, on peut ajouter un autre formulaire, par exemple si l'on souhaite avoir des blocs de questions et d'évaluations bien séparés : par exemple dans le cas d'une Checklist de visite de magasin, on peut séparer chaque bloc en formulaires distincts pour la même Mission pour Opérations / Service au Client / Visual Merchandising / Ressources Humaines / Nettoyage / etc.


Nous pouvons également ajouter d'autres types de sections : Fichier joint, Texte ou Photos à Partager.


Lorsque nous avons la structure de la mission, nous pouvons la fermer pour qu'elle soit en état "Prêt", c'est à dire Prête à publier.

A partir de là, nous pouvons la PUBLIER. Elle apparaîtra aux collaborateurs pour être complétée à partir de la date de début démarrage sur la tâche.


Nous pouvons également:

  • Dupliquer la mission: pour créer rapidement une nouvelle mission similaire ou identiqueC
  • Convertir-la en modèle : pour pouvoir créer des mission similaires ou identiques très rapidement. Avec la possibilité d'avoir une publication automatique avec la fréquence que nous le souhaitons, de la même manière que des événements réguliers de calendrier.